Protecție împotriva duplicării contactelor
Duplicatele Contacte sunt contacte cu mai multe cărți în Planfix. Acest lucru duce la existența de informații suprapuse care corespund unei singure persoane sau companii. Aceasta este o problemă comună în sistemele CRM. Planfix utilizează mai multe mecanisme pentru a preveni crearea de contacte duplicate.
Unicitate prin adresă de email
Planfix nu permite utilizatorilor să adauge contacte sau companii cu adrese de email deja utilizate în cont. Acest mecanism ia în considerare adresele de email ale angajaților, precum și adresele de email ale contactelor și companiilor. Dacă un utilizator încearcă să creeze un contact cu o adresă de email care este deja în uz în Planfix, sistemul va returna următorul mesaj:
Verificarea unicității prin nume
Atunci când un utilizator introduce numele și prenumele unui nou contact, Planfix caută în fundal contacte existente cu același nume. Dacă se găsește o potrivire, se furnizează un link către contactul existent:
Făcând clic pe acest link se afișează informațiile potrivirii, iar utilizatorul poate decide dacă dorește să adauge sau nu noul contact.
Verificarea numelui și a prenumelui funcționează astfel:
- Dacă introduceți doar un prenume pentru un nou contact și lăsați câmpul "Nume" necompletat, Planfix va căuta o potrivire pe baza părților de cuvânt.
- Exemplu: să spunem că încercați să adăugați un nou contact cu prenumele Max și există un contact numit Max Jones în sistem. Planfix va returna Max Jones ca o potrivire.
- Dacă introduceți numele de familie, dar lăsați câmpul pentru prenume necompletat, sistemul va căuta o potrivire exactă.
- Exemplu: să spunem că încercați să adăugați un nou contact cu numele de familie Thompson și există deja un contact numit Natalie Thompson în sistem. Planfix nu va considera că există o potrivire;
- Dacă ambele câmpuri pentru prenume și nume de familie sunt completate, ambele câmpuri vor fi utilizate pentru a căuta un duplicat potențial. Căutarea după prenume se va face pe baza părților de cuvânt, iar căutarea după nume de familie se va face pe baza unei potriviri exacte.
- Exemplu: să spunem că încercați să adăugați un nou contact numit Max Smith și există un contact numit Max Jones în sistem. Planfix va returna Max Jones ca o potrivire.
- Exemplu: să spunem că încercați să adăugați un nou contact numit Jane Thompson și există un contact numit Natalie Thompson în sistem. Planfix nu va considera că există o potrivire.
Verificarea unicității prin număr de telefon
La fel ca și în cazul numelui, atunci când introduceți un număr de telefon, Planfix caută în fundal potriviri în contactele existente. Dacă se găsește o potrivire, se furnizează un link către contactul existent:
Făcând clic pe acest link se afișează informațiile potrivirii, iar utilizatorul poate decide dacă dorește să adauge sau nu noul contact.
Important
- Planfix nu permite utilizatorilor să adauge contacte cu adrese de email care există deja în sistem. Acest lucru se datorează faptului că adresele de email pot fi utilizate pentru a comunica cu contactele și pot fi utilizate pentru a accesa Planfix. Excepție: atunci când Importul contactelor cu opțiunea Tratează toate contactele ca noi activată, sistemul nu verifică potrivirile în baza de date a contactelor existente.
- În toate celelalte cazuri, dacă există o potrivire la nume, număr de telefon sau la alt câmp, sistemul vă va avertiza cu privire la posibila duplicare, dar va lăsa decizia în mâinile dumneavoastră.
- Contactele duplicate în Planfix pot fi unificate. Atunci când acest lucru se face, datele despre contactele unificate care au fost acumulate în sistem vor fi, de asemenea, unificate.