Protecție împotriva duplicării contactelor
Contactele duplicate sunt o problemă frecventă în sistemele CRM: mai multe fișe de contact cu informații parțial suprapuse care corespund aceleiași persoane sau companii.
Planfix folosește mai multe mecanisme pentru a proteja împotriva duplicării contactelor:
- Unicitatea după adresă de email
- Verificarea unicitații după nume
- Verificarea unicitații după număr de telefon
Unicitatea după adresă de email
Planfix nu permite utilizatorilor să adauge contacte sau companii cu adrese de email care sunt deja folosite în cont. Acest mecanism ia în considerare adresele de email ale angajaților, precum și adresele de email ale contactelor și companiilor. Dacă un utilizator încearcă să creeze un contact cu o adresă de email care este deja utilizată în Planfix, sistemul va returna următorul mesaj:
Verificarea unicitații după nume
Când un utilizator introduce prenumele și numele unui contact nou, Planfix caută în fundal contacte existente cu același nume. Dacă se găsește o potrivire, va apărea un indicator cu un link către acesta:
Clic pe acest link afișează informațiile despre potrivire, iar utilizatorul poate decide dacă dorește în continuare să adauge noul contact.
Verificarea după prenume și nume funcționează astfel:
- Dacă introduceți doar prenumele pentru un contact nou și lăsați câmpul "Last Name" gol, Planfix va căuta o potrivire bazată pe părți de cuvinte.
- Exemplu: să zicem că încercați să adăugați un contact nou cu prenumele Max, iar în sistem există un contact numit Max Jones. Planfix va returna Max Jones ca potrivire.
- Dacă introduceți numele de familie, dar lăsați câmpul pentru prenume gol, sistemul va căuta o potrivire exactă.
- Exemplu: să zicem că încercați să adăugați un contact nou cu numele Thompson, iar în sistem există deja un contact numit Natalie Thompson. Planfix nu va considera Natalie Thompson o potrivire;
- Dacă ambele câmpuri, prenume și nume de familie, sunt completate, ambele câmpuri vor fi folosite pentru a căuta un potențial duplicat. Căutarea după prenume se va face pe baza părților de cuvinte, iar căutarea după numele de familie se va face pe baza unei potriviri exacte.
- Exemplu: să zicem că încercați să adăugați un contact nou numit Max Smith, iar în sistem există un contact numit Max Jones. Planfix va returna Max Jones ca potrivire.
- Exemplu: să zicem că încercați să adăugați un contact nou numit Jane Thompson, iar în sistem există un contact numit Natalie Thompson. Planfix nu va considera aceasta o potrivire.
Verificarea unicitații după număr de telefon
La fel ca în cazul numelor, când introduceți un număr de telefon, Planfix caută în fundal potriviri în contactele existente. Dacă se găsește o potrivire, este oferit un link către contactul existent:
Clic pe acest link afișează informațiile despre potrivire, iar utilizatorul poate decide dacă dorește în continuare să adauge noul contact.
Important
- Planfix nu permite utilizatorilor să adauge contacte cu adrese de email care există deja în sistem. Acest lucru se datorează faptului că adresele de email pot fi folosite pentru a comunica cu contactele și pot fi folosite pentru accesul în Planfix. Excepție: când importing contacts cu opțiunea Treat all contacts as new activată, sistemul nu verifică potrivirile în baza de date existentă de contacte.
- În toate celelalte cazuri, dacă există o potrivire după nume, număr de telefon sau un alt câmp, sistemul vă va avertiza despre potențiala duplicare, dar va lăsa decizia la latitudinea dumneavoastră.
- Contactele duplicate în Planfix pot fi fuzionate. Când acest lucru se face, datele despre contactele fuzionate care s-au acumulat în sistem vor fi, de asemenea, îmbinate.