Procesarea emailurilor trimise către sarcini finalizate
Când clienții cu care ați lucrat în trecut doresc să vă contacteze din nou cu o nouă comandă, este destul de frecvent ca ei să găsească un lanț vechi de emailuri și să răspundă la el, în loc să scrie un email nou către compania dvs. Când folosiți Planfix, un email nou adăugat la un lanț vechi devine, în mod implicit, un comentariu la o sarcină veche, care cel mai probabil a fost deja finalizată.
Există o serie de circumstanțe care pot complica această situație. Cea mai comună este că responsabilul (Assignee) sarcinii închise poate fi în concediu sau în afara biroului în ziua respectivă. Dacă emailul clientului este adăugat la această sarcină finalizată, nimeni nu va afla de el până mai târziu, când responsabilul se va întoarce. Un scenariu mai grav ar fi ca emailul să treacă complet neobservat deoarece responsabilul nu mai lucrează în compania dvs.
Planfix are o opțiune pe care lanțurile normale de email nu o au și care rezolvă această problemă: Creați o nouă sarcină la răspunsul unei sarcini finalizate. Când această setare este activată, puteți procesa cererile noi ale clienților într-un mod curat:
- Mesajele clienților devin sarcini noi
- Vor fi folosite regulile pentru procesarea emailurilor pentru adresa (adresa de email virtuală sau internă a angajatului ) la care a fost trimis mesajul.
Această logică acoperă cel mai frecvent scenariu: primiți emailuri de la clienți și le procesați, iar dacă un client vă scrie folosind un lanț de email asociat unei sarcini finalizate, noul său email va crea o comandă nouă, folosind scriptul standard pentru acest tip de comandă.
Informații utile
- Un link către sarcina anterioară, finalizată, va fi adăugat în descrierea noii sarcini create. Acest lucru vă ajută să restaurați istoricul conversației, dacă este necesar, și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.
- Dacă sarcina originală a fost creată dintr-un email care a fost trimis către mai multe adrese de email interne ale angajaților, atunci au fost aplicate regulile setate pentru fiecare dintre aceste adrese. Aceeași logică se aplică la procesarea emailurilor trimise către o sarcină finalizată, atunci când opțiunea "Create a new task when responding to a completed task" este activată.