Procesarea emailurilor trimise către sarcini finalizate
Când clienții cu care ați lucrat în trecut doresc să ia legătura din nou cu dvs. pentru o nouă comandă, este destul de comun ca ei să găsească pur și simplu un fir vechi de e-mail la care să răspundă în loc să scrie un e-mail nou către compania dvs. Când utilizați Planfix, un nou e-mail adăugat la un fir vechi de e-mail devine implicit un comentariu nou la o sarcină veche, care probabil a fost deja finalizată.
Există o serie de circumstanțe care ar putea complica această situație. Cea mai comună este că responsabilul sarcinii închise poate fi în afara biroului în acea zi. Dacă e-mailul clientului este adăugat la această sarcină finalizată, nimeni nu va afla despre el până mai târziu, când responsabilul se va întoarce la birou. O scenariu mai rău ar fi dacă e-mailul ar fi trecut neobservat pentru că responsabilul nu mai lucrează la compania dvs.
Planfix are o opțiune pe care lanțurile de e-mailuri obișnuite nu o au, care rezolvă această problemă: Creați o nouă sarcină la răspunsul unei sarcini finalizate. Când această setare este activată, puteți procesa noile solicitări ale clienților cu o pagină albă:
- Mesajele clienților devin sarcini noi
- Vor fi utilizate regulile de procesare a e-mailurilor pentru adresa ( virtuală sau internă a angajatului) la care a fost trimis mesajul.
Această logică acoperă cel mai comun scenariu: primiți e-mailuri de la clienți și le procesați, iar dacă un client vă trimite un e-mail folosind un fir de e-mail asociat cu o sarcină finalizată, noul lor e-mail va crea o comandă nouă, folosind scriptul standard pentru acest tip de comandă.
Informații utile
- Un link către sarcina anterioară finalizată va fi adăugat la descrierea noii sarcini create. Aceasta vă ajută să restaurați istoricul conversației, dacă este necesar, și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.
- Dacă sarcina originală a fost creată dintr-un e-mail care a fost trimis la mai multe adrese de e-mail interne ale angajaților, atunci regulile setate pentru fiecare dintre aceste adrese de e-mail au fost aplicate. Aceeași logică se aplică și atunci când se procesează e-mailuri trimise către o sarcină finalizată, când este activată opțiunea "Creați o sarcină nouă atunci când răspundeți la o sarcină finalizată".