Procesarea e-mailurilor trimise către sarcini finalizate
Când clienții cu care ați lucrat în trecut doresc să vă contacteze din nou cu o nouă comandă, este destul de frecvent ca aceștia să găsească pur și simplu un fir de e-mail vechi și să răspundă la el în loc să scrie un e-mail nou către compania dvs. Când folosiți Planfix, un nou e-mail adăugat la un fir de e-mail vechi devine, implicit, un comentariu la o sarcină veche, care probabil a fost deja finalizată.
Există o serie de circumstanțe care pot complica această situație. Cea mai comună este că responsabilul sarcinii închise poate fi în afara biroului în ziua respectivă. Dacă e-mailul clientului este adăugat la această sarcină finalizată, nimeni nu va afla despre el până mai târziu, când responsabilul se întoarce la birou. Un scenariu mai grav ar fi dacă e-mailul ar rămâne complet neobservat pentru că responsabilul nu mai lucrează în compania dvs.
Planfix are o opțiune pe care firele de e-mail obișnuite nu o au și care rezolvă această problemă: Creați o nouă sarcină la răspunsul unei sarcini finalizate. Când această setare este activată, puteți procesa noile solicitări ale clienților pornind de la zero:
- Mesajele clienților devin sarcini noi
- Vor fi folosite regulile pentru procesarea e-mailurilor pentru adresa ( virtuală sau adresa de e-mail internă a angajatului) la care a fost trimis mesajul.
Această logică acoperă cel mai frecvent scenariu: primiți e-mailuri de la clienți și le procesați, iar dacă un client vă scrie folosind un fir de e-mail asociat cu o sarcină finalizată, noul său e-mail va crea o nouă comandă, folosind scenariul standard pentru acest tip de comandă.
Informații utile
- Un link către sarcina anterioară, finalizată, va fi adăugat în descrierea noii sarcini create. Acest lucru vă ajută să restabiliți istoricul conversației, dacă este necesar, și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.
- Dacă sarcina inițială a fost creată dintr-un e-mail care a fost trimis către mai multe adrese de e-mail interne ale angajaților, atunci au fost aplicate regulile setate pentru fiecare dintre aceste adrese de e-mail. Aceeași logică se aplică atunci când se procesează e-mailuri trimise către o sarcină finalizată, dacă este activată opțiunea "Create a new task when responding to a completed task".