Importul contactelor
Importarea permite încărcarea și actualizarea datele despre Companii și Contacte în Planfix din surse diferite.
Cum se importă contacte
Începeți importul de contacte făcând clic pe butonul Import din panoul de acțiuni din secțiunea Contacts:
Fereastra pentru importul contactelor conține trei blocuri, descrise mai jos.
1. Încărcați fișierul cu datele contactelor
- La acest pas trebuie să selectați un fișier existent care conține datele de contact. Tipurile de fișiere acceptate sunt CSV, XLS și XLSX, precum și fișiere Microsoft Project:
- Sfaturi pentru prepararea fișierelor CSV pentru incarcare
- După ce ați încărcat un fișier, se vor deschide următoarele secțiuni pentru configurarea importului.
2. Setări import
La acest pas, mai întâi trebuie să alegeți ce anume va fi importat: Contacte sau Companii. Acest lucru este determinat de șablon, care poate fi ales din listă:
- Sfaturi:
- când importați o Companie și Contactele ei, trebuie mai întâi să importați Compania, apoi Contactele, deoarece coloana Companie dintr-un import de Contact trebuie să conțină numele unei companii existente;
- dacă într-un Contact este indicată o Companie care nu există în sistem, această Companie va fi creată automat în timpul importului;
- conturile de evaluare și conturile cu planuri Free au o limitare privind numărul total de contacte pe care le pot stoca în Planfix, iar importurile vor ține cont de această limitare.
- Apoi, în setările de import, trebuie să selectați una dintre opțiunile pentru tratarea contactelor care există deja în sistem:
- Ignorați contactele existente. Când se alege această opțiune, Planfix va verifica fiecare contact din fișier pentru a vedea dacă există un corespondent în lista curentă de contacte pentru a preveni duplicarea. Dacă există o potrivire, noul contact nu va fi adăugat.
- Actualizați datele contactelor existente în timpul importului. Aceasta este opțiunea recomandată deoarece verifică pentru fiecare contact din fișier dacă există o potrivire cu un contact existent și, dacă există, sistemul va încerca să completeze potrivirea cu datele din fișierul de import.
- Tratați toate contactele ca noi. Alegând această opțiune, sistemul va încărca toate contactele din fișier fără verificări suplimentare. Este important de înțeles că, atunci când se alege această opțiune, sistemul nu va verifica existența contactelor cu aceeași adresă de email, număr de telefon etc. Prin urmare, recomandăm utilizarea acestei opțiuni doar când sunteți sigur că în sistem nu există contacte cu date identice. De exemplu, aceasta poate fi folosită când încărcați baza de date de contacte într-un cont Planfix gol. În caz contrar, selectarea acestei opțiuni poate duce la crearea de contacte duplicate, adică mai multe fișe de contact cu informații complet sau parțial suprapuse.
- Când alegeți prima sau a doua opțiune, va trebui de asemenea să indicați metoda pe care o va folosi sistemul pentru a determina o potrivire între contactele existente și cele importate:
Această listă oferă mai multe opțiuni de verificări folosind seturi de câmpuri, precum și orice câmpuri personalizate care pot conține o „cheie” ce identifică unic un contact.
3. Date pentru import
Acest bloc afișează câteva rânduri din fișierul dvs. de import. Trebuie să mapați coloanele la câmpurile de contact:
În plus
- Câmpurile pe care le veți mapa provin din șablonul de Contact sau Companie pe care l-ați ales;
- Trebuie să selectați coloana din fișier care conține numele contactului/companiei;
- Dacă valoarea din primul rând al unei coloane se potrivește cu numele unui câmp de contact din Planfix, coloana și câmpul vor fi mapate automat. Ținând cont de acest lucru, puteți automatiza maparea creând fișierele de import conform câmpurilor din șablon
După ce ați mapat coloanele din fișier la câmpurile din șablonul de contact, trebuie să faceți clic pe butonul Start import. În timpul importului va apărea o fereastră care arată numărul de contacte importate.
Important
- Pentru a importa mai multe adrese de e-mail, mapați fiecare dintre ele la câmpul E-mail din Planfix. Prima adresă din listă va fi scrisă ca adresă principală, restul — ca adrese suplimentare.
- Când importați un câmp Dată și timp, datele trebuie introduse în formatul dd-mm-yyyy mm:hh.
- Un punct (".") sau o bară ("/") pot fi folosite în locul cratimei ("-").
- Numerele de zi cu o singură cifră și anii cu două cifre nu sunt suportate în acest moment.
- Când importați din Microsoft Project în Planfix, se transferă doar linkurile și datele.