Importul contactelor
Importarea vă permite să încărcați și să actualizați Date despre Companii și Contacte în Planfix din diferite surse.
Începeți importul contactelor făcând clic pe butonul Import în panoul de acțiuni din secțiunea Contacte:
Fereastra pentru importul contactelor conține trei blocuri, care sunt descrise mai jos.
1. Încărcați fișierul cu date despre contacte
La acest pas trebuie să selectați un fișier existent care conține datele despre contacte. Tipurile de fișiere acceptate sunt CSV, XLS și XLSX, precum și fișiere Microsoft Project:
Utile
După ce ați încărcat fișierul, se vor deschide următoarele secțiuni pentru configurarea importului.
2. Setări import
La acest pas, mai întâi trebuie să alegeți ce anume va fi importat: Contacte sau Companii. Aceasta este determinată de șablon, care poate fi ales din listă:
- Sfat:
- când importați o Companie și Contactele sale, trebuie mai întâi să importați Compania, apoi Contactele, deoarece coloana Companie dintr-un import de Contact trebuie să conțină numele unei companii deja existente;
- dacă un Contact are indicată o Companie care nu există în sistem, această Companie va fi creată automat în timpul importului;
- conturile de test și conturile cu planuri Gratuite au o limitare privind numărul total de contacte pe care le pot stoca în Planfix, iar importurile vor ține cont de această limitare.
Apoi, în setările importului, trebuie să selectați una dintre opțiunile pentru tratarea contactelor deja existente în sistem:
- Ignoră contactele existente. Când este selectată această opțiune, Planfix va verifica fiecare contact din fișierul dvs. pentru a determina dacă există o potrivire în lista curentă de contacte pentru a preveni duplicarea. Dacă există o potrivire, contactul nou nu va fi adăugat.
- Actualizează datele contactelor existente în timpul importului. Aceasta este opțiunea recomandată deoarece verifică fiecare contact din fișierul dvs. pentru a vedea dacă există o potrivire cu un contact existent și, dacă există, sistemul va încerca să completeze potrivirea cu datele din fișierul de import.
- Tratează toate contactele ca fiind noi. Alegând această opțiune, sistemul va încărca toate contactele din fișier fără verificări suplimentare. Este important de înțeles că, atunci când este aleasă această opțiune, sistemul nu va verifica existența contactelor cu aceeași adresă de email, număr de telefon etc. Prin urmare, recomandăm utilizarea acestei opțiuni doar când sunteți sigur că în sistem nu există contacte cu date identice. De exemplu, aceasta poate fi cazul încărcării bazei dvs. de contacte într-un cont Planfix gol. În caz contrar, selectarea acestei opțiuni poate duce la crearea de contacte duplicate, adică mai multe fișe de contact cu informații complet sau parțial suprapuse.
Când alegeți prima sau a doua opțiune, va trebui, de asemenea, să indicați o metodă pe care sistemul o va folosi pentru a determina o potrivire între contactele existente și cele importate:
Această listă oferă mai multe opțiuni de verificare folosind seturi de câmpuri, precum și orice câmpuri personalizate care pot conține o „cheie” ce identifică unicitatea unui contact.
3. Date pentru import
Acest bloc afișează câteva rânduri din fișierul dvs. de import. Trebuie să mapați coloanele la câmpurile de contact:
În plus
- Câmpurile pe care le veți mapa provin din șablonul de Contact sau Companie pe care îl alegeți;
- Trebuie să selectați coloana din fișier care conține numele contactului/companiei;
- Dacă valoarea din primul rând al unei coloane corespunde denumirii unui câmp de contact din Planfix, coloana și câmpul vor fi mapate automat. Având aceasta în vedere, puteți automatiza maparea creând fișierele de import conform câmpurilor din șablon.
După ce ați mapat coloanele din fișier la câmpurile din șablonul de contact, trebuie să faceți clic pe butonul Start import. Va apărea o fereastră în timpul importului care afișează numărul de contacte importate.
Important
- Când importați un câmp Dată și timp, datele trebuie introduse în formatul dd-mm-yyyy mm:hh.
- În locul cratimei ("-") se poate folosi punctul (".") sau slash-ul ("/").
- Când importați din Microsoft Project în Planfix, sunt transferate doar linkurile și datele.