Cum se adaugă un e-mail extern la o sarcină
Fiecare Planfix Sarcină are propria adresă de e‑mail virtuală.
- task+123@account.planfix.com
- task.123@account.planfix.com
unde:
- 123 este ID‑ul sarcinii, iar
- account este numele contului dumneavoastră Planfix.
E‑mailurile trimise la această adresă vor fi adăugate la sarcină ca acțiuni. Informații suplimentare:
- Corpul e‑mailului va fi adăugat la sarcină ca un comentariu nou.
- Fișierele atașate la e‑mail vor fi adăugate la sarcină în aceeași acțiune cu comentariul.
- Subiectul e‑mailului va fi afișat în comentariu.
- Toți responsabilii sarcinii vor primi o notificare despre noua acțiune.
Important
Anterior exista o regulă conform căreia e‑mailul trebuia trimis de pe adresa de e‑mail a unui angajat sau contact care avea acces la sarcină. Acum, această limitare nu mai există.
Dacă e‑mailul provine de la o adresă de e‑mail care nu se află în contul dumneavoastră:
- Un contact va fi creat automat cu adresa de e‑mail și numele persoanei care a trimis mesajul.
- Acest contact va fi adăugat ca Participant al sarcinii.
- Va fi creată o acțiune care conține corpul e‑mailului, atribuită acestui contact nou.
Dacă acest contact există deja în Planfix, dar nu fusese adăugat la sarcină, el va fi adăugat ca Participant.
Notă
Este întotdeauna bine să acordați atenție adresei de e‑mail pe care o folosiți pentru a trimite mesaje către Planfix. Dacă Planfix nu recunoaște adresa dvs. de e‑mail, se va crea un contact nou și va fi adăugat la sarcină, indiferent dacă există sau nu un Participant cu același nume în sarcină, dar cu o altă adresă de e‑mail. Colegii se pot confunda dacă apar doi Participanți cu același nume într‑o sarcină.
Confort
Puteți copia cu ușurință adresa de e‑mail a unei sarcini în clipboard făcând clic pe numele ei:
Opțiuni suplimentare
- Dacă nu știți numărul sarcinii de care aveți nevoie, puteți trimite un e‑mail la task+@account.planfix.com (cu semnul plus, dar fără numărul sarcinii) și să adăugați eticheta #text în subiect, unde în loc de "text" scrieți o parte din numele sarcinii. Planfix va căuta sarcina după fragmentul din numele pe care îl furnizați și va adăuga e‑mailul ca acțiune în prima sarcină găsită. Dacă nu găsește nicio sarcină cu un nume care conține acel text, e‑mailul va fi adăugat ca o sarcină nouă.
- Implicit, toți responsabilii sarcinii vor fi notificați despre noua acțiune. Dacă adăugați eticheta @nonotify în subiectul unui e‑mail, nu se vor trimite notificări despre noua acțiune.
- Puteți folosi reguli pentru a adăuga e‑mailuri la sarcini
Exemple
| Adresă | Subiect | Ce primim ca rezultat |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adaos la comandă | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 din contul test.planfix.ru; toți Participanții sarcinii vor fi notificați. |
| task+@test.planfix.com | FW: Adaos la comandă #abcd | Prima sarcină care conține combinația de litere "abcd" în numele ei va fi găsită; i se va adăuga o acțiune; toți Participanții sarcinii vor fi notificați. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adaos la comandă @nonotify | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 din contul test.planfix.com; nu se vor trimite notificări. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Adaos la comandă #abcd @nonotify | O acțiune va fi adăugată la sarcina #4568 din contul test.planfix.ru; nu se vor trimite notificări. Eticheta #abcd va fi ignorată deoarece este specificat numărul sarcinii |
Reguli pentru procesarea e‑mailurilor trimise către o sarcină
Pentru un management mai flexibil al acțiunilor adăugate la sarcini prin e‑mail, puteți configura reguli pentru procesarea e‑mailurilor trimise către sarcini.