Cum se adaugă un e-mail extern la o sarcină
Fiecare Sarcină din Planfix are propria adresă de e-mail virtuală.
Exemplu: task+123@account.planfix.com sau task.123@account.planfix.com unde:
- 123 este task number, și
- account este numele contului dumneavoastră Planfix.
E-mailurile trimise la această adresă vor fi adăugate la Sarcină ca acțiuni. Informații suplimentare:
- corpul e-mailului va fi adăugat la Sarcină ca un comentariu nou;
- fișierele atașate e-mailului vor fi adăugate la Sarcină în aceeași acțiune ca și comentariul;
- subiectul e-mailului va fi ignorat;
- toți Responsabilii sarcinii vor primi o notificare despre noua acțiune.
Important
Anterior exista o regulă conform căreia e-mailul trebuia trimis de pe adresa de e-mail a unui Angajat sau Contact care avea acces la sarcină. Acum această limitare nu mai există.
Dacă e-mailul provine de la o adresă de e-mail care nu este în contul dvs., atunci:
- se va crea automat un contact cu adresa de e-mail și numele persoanei care a trimis e-mailul;
- acest contact va fi adăugat ca Participant la sarcină;
- se va crea o acțiune conținând corpul e-mailului, atribuită acestui contact nou.
Dacă acest contact există deja în Planfix dar nu fusese adăugat la sarcină, el va fi adăugat la sarcină ca Participant.
Rezultat
Este întotdeauna o idee bună să acordați atenție adresei de e-mail pe care o folosiți pentru a trimite mesaje către Planfix. Dacă Planfix nu recunoaște adresa dvs. de e-mail, se va crea un contact nou și va fi adăugat la sarcină, indiferent dacă în sarcină există deja un Participant cu același nume, dar cu o altă adresă de e-mail. Colegii dvs. se pot confunda dacă apar doi participanți cu același nume într-o singură sarcină.
Convenabil
Puteți copia ușor adresa de e-mail a unei sarcini în clipboard făcând clic pe numele acesteia:
Opțiuni suplimentare
- Dacă nu știți numărul sarcinii de care aveți nevoie, puteți trimite un e-mail la task+@account.planfix.com (cu semnul plus, dar fără numărul sarcinii) și să adăugați eticheta #text în subiect, unde în loc de "text" scrieți o parte din numele sarcinii. Planfix va căuta sarcina pe baza porțiunii din numele sarcinii pe care o furnizați și va adăuga e-mailul ca acțiune la prima sarcină găsită. Dacă nu găsește nicio sarcină a cărei denumire să conțină acel text, e-mailul va fi adăugat ca o sarcină nouă.
- Implicit, toți Responsabilii sarcinii vor fi notificați despre noua acțiune. Dacă adăugați eticheta @nonotify în subiectul e-mailului, nu se vor trimite notificări despre noua acțiune.
- Puteți folosi reguli pentru a adăuga e-mailuri la sarcini.
Exemple
| Adresă | Subiect | Ce primim ca rezultat |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order | Se va adăuga o acțiune la sarcina #4568 din contul test.planfix.ru; toți participanții la sarcină vor fi notificați. |
| task+@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd | Se va găsi prima sarcină care conține combinația de litere "abcd" în numele său; la ea se va adăuga o acțiune; toți participanții la sarcină vor fi notificați. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order @nonotify | Se va adăuga o acțiune la sarcina #4568 din contul test.planfix.com; nu se vor trimite notificări. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Addition to order #abcd @nonotify | Se va adăuga o acțiune la sarcina #4568 din contul test.planfix.ru; nu se vor trimite notificări. Eticheta #abcd va fi ignorată pentru că este specificat numărul sarcinii. |
Reguli de procesare a e-mailurilor trimise către o sarcină
Pentru o gestionare mai versatilă a acțiunilor adăugate la sarcini prin e-mail, puteți configura reguli de procesare a e-mailurilor trimise către sarcini.