Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail pracownika
- Z osobistego (służbowego) adresu e‑mail użytkownika.
- Ze współdzielonego firmowego konta e‑mail, z którego korzysta kilku (lub wszyscy) użytkownicy.
Planfix obsługuje obie konfiguracje. Jeśli ustawienia konta e‑mail są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i indywidualnego pracownika, priorytet mają ustawienia pracownika. Pozwala to niektórym pracownikom korzystać ze wspólnej firmowej skrzynki pocztowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), a innym — z ich osobistych adresów e‑mail (skonfigurowanych w ich profilach).
- Uwaga: Serwer pocztowy musi obsługiwać protokół POP3, aby możliwe było połączenie.
Opcja ta jest używana, gdy e‑maile do kontaktów zewnętrznych mają być wysyłane z osobistych adresów e‑mail użytkowników (w tym służbowych adresów e‑mail).
Jest to częstsze rozwiązanie, ponieważ odpowiada sposobowi działania większości firm — każdy pracownik komunikuje się z kontrahentami we własnym imieniu. Jeśli potrzebujesz, aby kilku (lub wszyscy) pracownicy komunikowali się ze wspólnego firmowego adresu e‑mail, musisz użyć ustawień zewnętrznego adresu e‑mail firmy.
Ustawienia osobistych adresów e‑mail pracowników znajdują się w Zarządzanie kontem / E‑mail / Wiadomości wychodzące / Zewnętrzne adresy e‑mail pracowników:
Po wybraniu pracownika zobaczysz listę adresów e‑mail, z których może wysyłać wiadomości w Planfix. Domyślnie lista jest pusta. Możesz dodać zewnętrzne adresy e‑mail:
Kliknięcie przycisku Dodaj zewnętrzny adres e‑mail otwiera okno z ustawieniami konta e‑mail. W tym oknie możesz wybrać domyślne ustawienia jednego z popularnych serwisów pocztowych lub wprowadzić dane dla innego serwera pocztowego (w tym firmowego):
Oprócz danych niezbędnych do wysyłania wiadomości z zewnętrznego serwera e‑mail, w tym oknie możesz również wybrać dodatkowe opcje. Możesz także określić projekty, do których będzie przypisany dany adres e‑mail:
Takie podejście pozwala korzystać z jednego konta Planfix jak z kilku różnych firm lub marek. Możesz wybrać adres e‑mail, który będzie używany do komunikacji z klientami dla konkretnych projektów.
Ważne
- Musisz przetestować ustawienia, klikając przycisk Testuj konto. Jeśli test się nie powiedzie, nie będziesz mógł zapisać zmian i Planfix nie będzie mógł wysyłać wiadomości do kontrahentów.
- Jeśli w używanym serwisie e‑mail włączona jest autoryzacja dwuskładnikowa, może być konieczne przejście przez dodatkowy proces połączenia.
Dodatkowe informacje
Istnieje alternatywny sposób przejścia do ustawień zewnętrznych adresów e‑mail pracownika — zakładka Zewnętrzne adresy e‑mail pracownika w karcie użytkownika pracownika:
Ta zakładka działa w taki sam sposób, jak opisano powyżej.
Błąd przy wysyłaniu e‑maili do klientów bez dostępu do Planfix
Jeśli włączyłeś wysyłanie e‑maili z firmowego adresu e‑mail i otrzymujesz komunikat o błędzie, przeczytaj go uważnie. Zwykle to twój serwer firmowy zwraca ten błąd, a komunikat zawiera powód, dla którego wiadomość nie została wysłana ani dostarczona. Najczęstsze przyczyny opisane są na osobnej stronie.