Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy
- Z osobistego (służbowego) adresu e-mail użytkownika.
- Z wspólnego adresu e-mail firmy, którego używa kilku (lub wszyscy) użytkowników.
Planfix obsługuje obie konfiguracje. Jeśli ustawienia konta pocztowego są skonfigurowane zarówno na poziomie firmy, jak i na poziomie poszczególnego pracownika, pierwszeństwo mają ustawienia pracownika. Pozwala to niektórym pracownikom korzystać ze wspólnej skrzynki firmowej (skonfigurowanej na poziomie firmy), a innym z ich osobistych adresów e-mail (skonfigurowanych w profilach).
- Uwaga: Serwer pocztowy musi obsługiwać protokół POP3, aby możliwe było połączenie.
Ta opcja jest używana, gdy e-maile do kontaktów zewnętrznych mają być wysyłane z jednego firmowego adresu e-mail, z którego korzysta kilku (lub wszyscy) pracownicy. Takie rozwiązanie jest najczęściej stosowane w zespołach wsparcia, gdzie członkowie zespołu są anonimowi i komunikują się z klientami w imieniu organizacji.
Jeśli chcesz, aby każdy pracownik komunikował się z kontaktami zewnętrznymi z własnego, osobistego adresu e-mail (w tym osobistych służbowych adresów e-mail), powinieneś skorzystać zamiast tego z employee external email address settings.
Ustawienia zewnętrznego adresu e-mail firmy znajdują się w Account management / Email / Outgoing messages / Company external email addresses:
Po wybraniu tej opcji zobaczysz listę adresów e-mail, z których firma może wysyłać wiadomości z Planfix. Domyślnie lista ta jest pusta. Możesz dodać adresy e-mail:
Kliknięcie przycisku Add external email address otwiera okno z ustawieniami konta e-mail. W tym oknie możesz wybrać domyślne ustawienia jednego z popularnych serwisów pocztowych lub wpisać dane dla innego serwera e-mail (w tym firmowego serwera pocztowego):
Oprócz dodania danych niezbędnych do wysyłania e-maili z zewnętrznego serwera pocztowego, w tym oknie możesz również wybrać dodatkowe opcje.
Na przykład możesz ograniczyć dostęp do utworzonych adresów e-mail, przyznając dostęp tylko wybranym pracownikom lub grupom:
Ważne
- Musisz przetestować ustawienia, klikając przycisk Test account. Jeśli test zakończy się niepowodzeniem, nie możesz zapisać zmian i Planfix nie będzie mógł wysyłać wiadomości do kontrahentów.
- Jeśli w używanym serwisie e-mail jest włączona dwuskładnikowa autoryzacja, może być konieczne przeprowadzenie additional connection process.
Korzystanie z zewnętrznych adresów e-mail firmy
W ustawieniach zewnętrznych adresów e-mail firmy możesz określić projekty, dla których dany adres e-mail powinien być używany:
Takie podejście pozwala pracować jako kilka firm/brandów z jednego konta i wybierać adres, z którego będą wysyłane e-maile do klientów dla konkretnych projektów. Adresy e-mail nie będą dostępne w innych projektach, aby zredukować ryzyko błędu ludzkiego.
Jeśli nie określisz projektu dla adresu e-mail, adres będzie dostępny we wszystkich projektach. Możesz wybrać adres, z którego e-mail zostanie wysłany do kontaktu zewnętrznego, dodając akcję.
Wskazówka: Dodaj co najmniej jeden adres e-mail firmy, który nie jest powiązany z konkretnym projektem. Zapewni to, że e-maile do kontaktów zewnętrznych wysyłane z Planfix będą używać tego adresu, jeśli praca dotyczy projektów bez dedykowanego adresu e-mail lub zadań niepowiązanych z żadnym projektem.
Błąd przy wysyłaniu e-maili do klientów bez dostępu do Planfix
Jeżeli włączyłeś wysyłanie e-maili z firmowego adresu e-mail i otrzymujesz komunikat o błędzie, przeczytaj go uważnie. Zwykle serwer Twojej firmy zwraca ten błąd, a komunikat zawiera powód, dla którego e-mail nie został wysłany lub dostarczony. Najczęstsze przyczyny zostały omówione na separate page.