Protezione dalla duplicazione dei contatti
I contatti duplicati contacts sono un problema comune nei sistemi CRM: più schede contatto con informazioni sovrapposte che corrispondono alla stessa persona o azienda.
Planfix utilizza diversi meccanismi per proteggere dai contatti duplicati:
- Unicità per indirizzo email
- Controllo di unicità per nome
- Controllo di unicità per numero di telefono
Unicità per indirizzo email
Planfix non consente agli utenti di aggiungere contatti o aziende con indirizzi email già utilizzati nell'account. Questo meccanismo considera gli indirizzi email dei Dipendenti così come gli indirizzi email di contatti e aziende. Se un utente tenta di creare un contatto con un indirizzo email già in uso in Planfix, il sistema restituirà il seguente messaggio:
Controllo di unicità per nome
Quando un utente inserisce il nome e il cognome di un nuovo contatto, Planfix effettua in background una ricerca per trovare contatti esistenti con lo stesso nome. Se viene trovato un riscontro, apparirà un indicatore con un link ad esso:
Cliccando su questo link vengono visualizzate le informazioni del riscontro e l'utente può decidere se desidera comunque aggiungere il nuovo contatto.
Il controllo su nome e cognome funziona come segue:
- Se inserisci solo il nome per un nuovo contatto e lasci vuoto il campo "Last Name" (Cognome), Planfix cercherà una corrispondenza basata su parti di parola.
- Esempio: supponiamo che tu stia provando ad aggiungere un nuovo contatto con il nome Max, e nel sistema esista un contatto chiamato Max Jones. Planfix restituirà Max Jones come corrispondenza.
- Se inserisci il cognome ma lasci vuoto il campo "First Name" (Nome), il sistema cercherà una corrispondenza esatta.
- Esempio: supponiamo che tu stia provando ad aggiungere un nuovo contatto con il cognome Thompson, e nel sistema esista già un contatto chiamato Natalie Thompson. Planfix non considererà Natalie Thompson una corrispondenza;
- Se entrambi i campi First Name e Last Name sono compilati, verranno usati entrambi i campi per cercare un potenziale duplicato. La ricerca sul nome sarà basata su parti di parola, mentre la ricerca sul cognome sarà una corrispondenza esatta.
- Esempio: supponiamo che tu stia provando ad aggiungere un nuovo contatto chiamato Max Smith, e nel sistema esista un contatto chiamato Max Jones. Planfix restituirà Max Jones come corrispondenza.
- Esempio: supponiamo che tu stia provando ad aggiungere un nuovo contatto chiamato Jane Thompson, e nel sistema esista un contatto chiamato Natalie Thompson. Planfix non considererà questo una corrispondenza.
Controllo di unicità per numero di telefono
Come per i nomi, quando inserisci un numero di telefono Planfix effettua in background una ricerca per trovare corrispondenze nei contatti esistenti. Se viene trovata una corrispondenza, viene fornito un link al contatto esistente:
Cliccando su questo link vengono visualizzate le informazioni del riscontro e l'utente può decidere se desidera comunque aggiungere il nuovo contatto.
Importante
- Planfix non consente agli utenti di aggiungere contatti con indirizzi email già presenti nel sistema. Questo perché gli indirizzi email possono essere usati per comunicare con i contatti e possono essere utilizzati per accedere a Planfix. Eccezione: quando importing contacts con l'opzione Treat all contacts as new abilitata, il sistema non verifica le corrispondenze nel database dei contatti esistente.
- In tutti gli altri casi, se c'è una corrispondenza su nome, numero di telefono o qualche altro campo, il sistema ti avviserà di una possibile duplicazione ma lascerà a te la decisione finale.
- I contatti duplicati in Planfix possono essere merged. Quando ciò avviene, anche i dati sui contatti uniti accumulati nel sistema verranno uniti.