Déterminer si un e-mail est une réponse à une tâche existante
Le système Planfix peut déterminer qu'un e-mail est une réponse à une tâche existante. Ce paramètre se trouve dans la section : Gestion du compte — E-mail — Paramètres des e-mails entrants :
Dans Planfix, il existe trois méthodes pour déterminer qu'un e-mail est une réponse à une tâche existante :
- En utilisant les en-têtes de l'e-mail
Cette méthode utilise les en-têtes de l'e-mail pour déterminer qu'il s'agit d'une réponse à une tâche existante. C'est la manière standard dont Planfix associe les e-mails, donc ce paramètre est activé pour tous les comptes.
- Par sujet et expéditeur
Cela ne fonctionne que pour les e-mails dont le sujet commence par "Re" ou "Fwd" (ce qui signifie qu'il est évident qu'il s'agit de réponses à d'autres e-mails) :
- Planfix trouve la dernière tâche (par numéro de tâche) ayant le même nom que le sujet de l'e-mail (sans "Re" ou "Fwd").
- L'expéditeur de l'e-mail doit avoir accès à cette tâche.
Ce paramètre est activé par défaut pour les comptes créés après le 20 juillet 2020.
- Uniquement par expéditeur
Cette option ne fonctionne que pour les e-mails envoyés par des contacts. Planfix trouve la dernière tâche (par numéro de tâche) ayant un statut accessible à ce contact et attache l'e-mail en tant que commentaire à la tâche. Dans le cas le plus simple, cela signifie que si un contact envoie plusieurs e-mails, une tâche est créée après le premier e-mail reçu, où le contact est l'attribueur, et tous les e-mails suivants sont ajoutés à cette tâche en tant que commentaires.
Important
Quand les trois options sont activées, les e-mails sont identifiés comme réponses à des tâches existantes dans cet ordre : d'abord, les en-têtes de l'e-mail sont utilisés, et si aucune correspondance n'est trouvée, Planfix recherche par sujet et expéditeur. Si rien n'est trouvé à ce stade, Planfix recherchera uniquement par expéditeur pour les tâches où cet utilisateur est l'attribueur, l'assigné ou un participant.