Sincronización con el calendario de Microsoft Outlook
Planfix ofrece una integración con Microsoft Outlook Calendar
Configuración
En un calendario predefinido Planificador, haga clic en los tres puntos para abrir el menú desplegable y seleccione "Settings":
En la ventana que aparece, vaya a "Integrations" y haga clic en el botón "Link":
A continuación, haga clic en el botón "Accept" en la ventana emergente donde permite que Planfix gestione los eventos en su Outlook Calendar:
Los Empleados pueden sincronizar sus tareas del calendario compartido de Planfix con su Outlook Calendar personal. Para que esto sea posible:
- El calendario debe tener la condición: "Assignee" = Me.
- Como se muestra en las imágenes anteriores, cada empleado debe habilitar de forma individual la sincronización del calendario entre Planfix y su Outlook Calendar.
Uso de la sincronización
Tan pronto como se establezca la conexión, Planfix añade las Tareas al Outlook Calendar, que refleja los eventos en Planfix. Esto también se aplica a los cambios en las fechas de vencimiento y duraciones de las tareas/eventos. Los nuevos eventos aparecen en el Outlook Calendar casi al instante. Al vincular un Outlook Calendar, se sincronizan hasta 300 eventos simultáneamente. Los eventos de la semana siguiente se envían una vez al día, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: No se hayan realizado cambios en ellos en Planfix. Hubo más de 300 eventos la semana anterior. Las Tareas creadas en el Outlook Calendar se crearán en Planfix con los parámetros especificados en la lista del Planificador sincronizada:
Importante
- Después de activar la sincronización con el Outlook Calendar, no modifique la configuración en la pestaña "Calendar settings" de Planfix. Si lo hace, se creará un calendario nuevo en Outlook Calendar, ya que las tareas dejarán de sincronizarse correctamente con el antiguo. Para evitarlo, configure el calendario de Planfix una vez, active la sincronización y no cambie la configuración posteriormente.
- Al sincronizar con Planfix, se añade un calendario separado al Outlook Calendar. Por lo tanto, los eventos deben añadirse a este calendario dedicado y no al predeterminado.
- Cada lista del Planificador en Planfix puede tener un calendario correspondiente en Outlook.
- Puede seleccionar el calendario cada vez que cree un evento:
Nota
- La exportación se realiza a una única cuenta de Microsoft.
- Si se elimina una tarea desde el Outlook Calendar, también se elimina en Planfix. Esta función sólo está disponible para cuentas de pago y premium.
- Outlook Calendar establece límites en el número de operaciones de sincronización. Si se superan estos límites, la sincronización se desactiva automáticamente para el filtro que causó el problema.
- Los Recordatorios no se sincronizan entre Planfix y Outlook Calendar.
- La persona que configura la integración es el assigner de todas las tareas generadas desde el calendario, independientemente de qué correo electrónico se haya usado para la integración.
- Los cambios en los títulos de las tareas en el calendario de Outlook se transfieren a Planfix. Sin embargo, esta norma no se aplica a las tareas creadas dentro de un proyecto, ya que Outlook Calendar no admite tareas relacionadas con proyectos:
- Se aplican las siguientes reglas de transferencia de tiempo al sincronizar con Outlook Calendar:
- Si utiliza el modo Calendario completo, se transferirán las fechas de tarea y de data tag, creando dos eventos en el Outlook Calendar.
- Si utiliza el modo Calendario horario, sólo se transferirán las fechas de data tag, resultando en un único evento en el Outlook Calendar.