Adopta el principio más importante
Para implementar Planfix en su empresa, todos deben ponerse de acuerdo en una cosa muy importante:
Toda la comunicación relacionada con el trabajo debe tener lugar únicamente dentro de Planfix.
No por correo electrónico, no por Skype, no por teléfono y no en persona, sino en las tareas de Planfix.
Por supuesto, no se puede prohibir por completo otro tipo de comunicación, y a veces es más sencillo hacer una reunión de 15 minutos para tratar algo importante. Pero cuando esto ocurra, la persona responsable de la reunión debe añadir notas a Planfix inmediatamente después de la reunión o la llamada, identificando todos los acuerdos alcanzados.
¿Por qué es esto tan importante?
Si esta norma no se introduce desde el principio, Planfix será simplemente otro medio para la comunicación entre empleados. Además, será la última prioridad de la gente para comunicarse, ya que estarán acostumbrados a las herramientas antiguas que usaban antes de Planfix. Esto no es bueno. Cuando la gente sigue usando sus herramientas antiguas, Planfix no puede resolver los problemas para los que fue creado.
Muchas empresas funcionan más o menos así: una tarea se asigna por correo electrónico; se discute por WhatsApp y dos veces por teléfono; y el Supervisor pregunta por el bajo rendimiento en persona. Si lo único que hacemos es añadir Planfix a este caos y no hacemos cumplir su uso, nada cambiará: incluso si una tarea se asignó en Planfix pero luego se discute por Viber o Skype como antes, el Supervisor seguirá poniéndose nervioso y llamando a los Empleados para preguntar por qué la tarea no se completó a tiempo.
Es probable que haya empezado a buscar un sistema de gestión porque ahora toda la información sobre lo que hace su empresa está dispersa. Partes de ella están en la cabeza de las personas, otras en sus notas y otras más en sus conversaciones, y no hay una visión general de lo que ocurre. La correcta implementación de Planfix le ayuda a reunir toda esta información en un solo lugar. Solo entonces tendrá una herramienta de gestión eficaz.
Por eso le recomendamos que comience la implementación de Planfix notificando a sus colegas sobre ello.