Usuarios externos
Los usuarios externos se crean en Planfix como contactos. Los contactos tienen dos tipos de acceso:
- Básico — acceso limitado mediante el panel del cliente.
- Avanzado — acceso completo a Planfix con ciertas limitaciones en comparación con un empleado.
Tenga en cuenta: puede trabajar con clientes o freelancers en Planfix por correo electrónico, sin proporcionarles acceso al sistema. Recibirán correos con sus comentarios, y sus respuestas a esos correos se convertirán en acciones en la interfaz de Planfix. Además, automáticamente tendrán disponible un Panel del cliente.
Si le resulta más conveniente darles acceso al sistema, para que puedan iniciar sesión en Planfix y trabajar en la interfaz web, así es como hacerlo:
- En la sección Contactos, seleccionamos o creamos el tipo de contacto requerido: Empresa o Contacto (persona)
- Si es una Empresa, entonces además creamos un Contacto para ella. Este contacto es la persona que tendrá acceso Avanzado a Planfix. Técnicamente es posible conceder acceso a una Empresa, pero una empresa puede tener varios contactos. Por eso, en general es más recomendable otorgar acceso a nivel de contacto.
- Vaya a la ficha del contacto y haga clic en Editar.
- El bloque Configuración y acceso de invitados a Planfix contiene la opción Acceso avanzado a Planfix
- Active esta opción y el cliente recibirá una invitación con un enlace de activación.
- Al seguir ese enlace, el cliente llegará a la página de autorización, donde deberá establecer una contraseña para acceder a Planfix. Para los inicios de sesión posteriores, el usuario externo introduce su correo electrónico como login en la página de la cuenta y usa la contraseña configurada durante la primera autorización.
- Si se pierde la contraseña, puede recuperarse mediante el enlace ¿Olvidó la contraseña? ubicado bajo el formulario de autorización en la página de la cuenta.
- Nota: Los usuarios externos no pueden establecer su propio login para la autorización; esta configuración está disponible solo para empleados.
Contacto externo que trabaja en Planfix
- Cuando el cliente sigue el enlace y crea su cuenta, solo verá los proyectos donde su empresa es la Contraparte, y los proyectos que contienen tareas a las que tiene acceso. Asegúrese de que esta contraparte esté vinculada al proyecto correcto.
- En esos proyectos, el cliente asignará tareas al project client-manager del proyecto o a su Supervisor. Asegúrese de que el gestor correcto esté asignado en la ficha del proyecto.
- Si el cliente no está añadido a ninguna tarea, no las verá en la lista de tareas del proyecto. Puede añadir al cliente a tareas concretas según sea necesario, y entonces el cliente verá las conversaciones y otras acciones en esas tareas.
- Si el cliente (y su empresa como contraparte) no participa en ninguna tarea o proyecto, entonces cuando cree una tarea no se especificará el proyecto. Si participa y el proyecto no está especificado explícitamente en la plantilla o filtro, entonces cuando el cliente cree una tarea el sistema añadirá automáticamente el primer proyecto disponible a la misma.
Este sistema le permite configurar el nivel de comunicación con los clientes que necesite:
- con el enfoque tradicional, el cliente se comunica solo con el gestor del proyecto, que establece tareas para los empleados según la información del cliente y supervisa cómo se realizan las tareas
- para clientes que conoce bien y en los que confía, puede añadirlos como coasignados o participantes en las tareas del proyecto, permitiéndoles ver todo lo que sucede en dichas tareas.
Importante
- No asigne al cliente como Auditor de un proyecto o tarea, porque un Auditor tiene acceso completo a todas las tareas del proyecto, incluyendo la posibilidad de cerrarlas o borrarlas, etc.
- Puede gestionar la visibilidad de los comentarios para un usuario externo en las tareas disponibles para él.
- Puede proporcionar acceso automático para clientes a las tareas de su empresa.
Información útil
- Comentarios ocultos (privados) — los comentarios ocultos son útiles para tareas donde están vinculados clientes
- Lista de restricciones para el acceso de usuarios externos a Planfix
- Panel del cliente
- Acceso del contacto a las tareas de su empresa
Tenga en cuenta
Solo ciertos empleados pueden conceder a los clientes acceso a Planfix (empleados con derechos de Administrador y empleados que tengan marcada esta opción en su ficha):
