Trabajar con clientes por correo electrónico
Si no desea dar acceso al cliente a su cuenta de Planfix, o su cliente no quiere trabajar en un sistema nuevo, puede trabajar con él/ella por correo electrónico:
- Crear un nuevo contacto en la sección Contactos
- Introducir nombre y correo electrónico
- Activar la casilla Mostrar en la lista para elegir participantes de la tarea:
Esto permitirá agregar al cliente a las tareas necesarias como Asignado o Participante, pero el cliente no obtendrá acceso a Planfix.
Importante: si el cliente le escribe un mensaje que se convierte en una tarea en Planfix, su tarjeta de contacto se crea automáticamente, puede omitir este paso y simplemente comunicarse en la tarea.
Trabajar en las tareas
Si es necesario acordar alguna cuestión con el cliente o informarle sobre los resultados:
- Agregar una nueva acción a la tarea a la que está conectado este cliente
- Escribir un comentario dirigido al cliente
- Adjuntar (si es necesario) los archivos que quiera compartir
- Seleccionarlo en el bloque Notificar sobre esto
- Guardar la acción
El cliente recibirá un mensaje con su información en la dirección de correo que usted añadió en su ficha de contacto en Planfix. La respuesta del cliente a ese mensaje será añadida a la tarea como una nueva acción.
¿Qué información recibe el cliente?
- En general, el cliente recibe mensajes solo sobre las acciones en las que está seleccionado en el bloque "Notificar sobre esto". Por lo tanto, usted puede controlar la visibilidad para el cliente de las acciones realizadas en la tarea, incluida la posibilidad de corresponder libremente con colegas dentro de la tarea sin notificar al cliente sobre ello: no recibirá mensajes al respecto.
- Tenga cuidado al responder mensajes de Planfix por correo electrónico: su respuesta se enviará a todos los destinatarios del correo al que está respondiendo, así que si uno de los destinatarios era un cliente, él/ella también recibirá su respuesta. Puede evitar que los clientes reciban respuestas a tales mensajes configurando la opción No enviar a los contactos notificaciones por correo electrónico sobre acciones añadidas por otros participantes.
- Las notificaciones del sistema (sobre cambios de Estado de la tarea, añadir/seleccionar Asignados, etc.) no se envían al cliente.
- El cliente, que crea una tarea escribiendo un mensaje a la dirección interna del empleado, NO recibe un mensaje automático sobre su aceptación o demora.
Adicional
Los clientes con los que se comunica vía Planfix reciben acceso gratuito a un Panel del cliente. Allí, los clientes sin acceso ampliado al sistema pueden ver toda la correspondencia relacionada con sus consultas.
Importante
Aconsejamos no usar la misma dirección de correo electrónico para varios contactos. El sistema no podrá determinar a qué contacto enviar el mensaje y lo enviará al primero que encuentre. Es mejor asignar una dirección de correo separada a cada contacto para evitar conflictos.