Tareas secuenciales
Con Planfix puedes crear cadenas de tareas que los asignados verán y completarán de forma secuencial. El principal beneficio de las tareas secuenciales es que toda la cadena se guarda como borradores hasta el momento oportuno, de modo que las tareas "futuras" no saturan las listas de los asignados. Esto mantiene los espacios de trabajo de los empleados sencillos y claros.
Cómo funciona
Para procesar tareas de forma secuencial, las tareas deben tener la misma tarea padre y debe estar marcada la casilla Tarea secuencial (Sequential task). El orden de las tareas en la lista de control de la tarea padre viene determinado por su orden de finalización en la cadena.
Las tareas deben tener el estado Borrador si no quieres que estén disponibles para los asignados con antelación.
Así funciona la finalización de tareas secuenciales
- Cuando la tarea padre se activa (cuando su estado cambia de Borrador a Nuevo) la primera subtarea secuencial de la cadena (con el atributo Tarea secuencial activado) se activa automáticamente.
- Después de que se complete la primera subtarea secuencial (o se cambie a cualquier estado inactivo) la siguiente subtarea secuencial de la cadena se activa automáticamente.
- Esto continúa hasta que todas las subtareas secuenciales de la cadena hayan sido completadas.
Crear una cadena de tareas secuenciales
Es mejor crear la cadena empezando por la tarea raíz:
En cuanto activas el atributo Tarea secuencial, Planfix cambia automáticamente el estado de la tarea creada a Borrador. Planfix también permite cambiar manualmente el estado de la tarea creada a Nuevo.
Las subtareas pueden crearse dentro de la tarea padre usando el formulario completo o mediante la creación rápida en el panel "Subtask":
Si la tarea padre tiene el atributo Tarea secuencial y el estado Borrador, las subtareas creadas también tendrán este atributo y estado de forma automática. Si creaste una tarea padre con el estado Nuevo, la primera de las subtareas también tendrá ese estado, mientras que las subtareas posteriores se crearán con el estado Borrador. Todas las subtareas creadas tendrán por defecto el atributo Tarea secuencial.
Para iniciar la realización de una cadena, solo tienes que cambiar el estado de la tarea padre raíz a Nuevo:
Información adicional
- Puedes crear una plantilla de subtarea con el atributo "Sequential task" y usarla en tus procesos de negocio. Al crear tareas usando esta plantilla, la tarea raíz y la primera subtarea estarán activas, y las subtareas restantes esperarán hasta que llegue su turno en la cadena.
- Las subtareas pueden asignarse a distintos asignados; esto funciona bien cuando, por ejemplo, la tarea de un programador debe asignarse una vez completada la tarea de un diseñador. Además, el diseñador y el programador no necesitan conocer el papel del otro en el proceso ni la existencia de tales dependencias: solo el creador de la cadena de tareas puede ver la cadena completa, y cada asignado ve únicamente su(s) tarea(s).
- Tú decides si los asignados de las subtareas necesitan saber que existe la tarea padre. Si no das acceso a los asignados a la tarea padre, no la verán, lo cual es una forma de uso estándar en Planfix. Lo que para ti es una tarea dentro de una cadena de subtareas secuenciales puede parecer al asignado una tarea ordinaria.
- Puedes crear árboles complicados combinando tareas secuenciales y paralelas que te proporcionen los procesos de negocio que necesitas.
Importante
- Por defecto, cada tarea secuencial siguiente en una cadena se activa desde el estado Borrador al estado especificado en la plantilla para esa tarea.
- Si el estado es Borrador, la tarea se activa en el primer estado activo (en orden de arriba a abajo) del conjunto de estados definido en la plantilla de proceso.
- Actualmente, las tareas secuenciales no son compatibles con los guiones que usan condiciones basadas en la actividad de las subtareas (por ejemplo, "Tiene subtareas y todas ellas están inactivas"), especialmente si estos guiones completan tareas automáticamente.