Protección contra la duplicación de contactos
Los contactos duplicados contacts son un problema común en los sistemas CRM: varias fichas de contacto con información superpuesta que corresponden a la misma persona o empresa.
Planfix utiliza varios mecanismos para proteger contra la duplicación de contactos:
- Unicidad por correo electrónico
- Comprobación de unicidad por nombre
- Comprobación de unicidad por número de teléfono
Unicidad por dirección de correo electrónico
Planfix no permite a los usuarios añadir contactos o empresas con direcciones de correo electrónico que ya se estén usando en la cuenta. Este mecanismo tiene en cuenta las direcciones de correo electrónico de los empleados así como las direcciones de contactos y empresas. Si un usuario intenta crear un contacto con una dirección de correo electrónico que ya está en uso en Planfix, el sistema devolverá el siguiente mensaje:
Comprobación de unicidad por nombre
Cuando un usuario introduce el nombre y apellido de un nuevo contacto, Planfix busca en segundo plano contactos existentes con el mismo nombre. Si se encuentra una coincidencia, aparecerá un indicador con un enlace a dicho contacto:
Al hacer clic en este enlace se muestra la información de la coincidencia y el usuario puede decidir si desea seguir añadiendo el nuevo contacto.
La comprobación de nombre y apellido funciona de la siguiente manera:
- Si introduces solo el nombre de pila para un nuevo contacto y dejas el campo "Apellido" vacío, Planfix buscará coincidencias basadas en partes de palabras.
- Ejemplo: supongamos que intentas añadir un nuevo contacto con el nombre Max, y existe un contacto llamado Max Jones en el sistema. Planfix devolverá Max Jones como coincidencia.
- Si introduces el apellido pero dejas el campo de nombre vacío, el sistema buscará una coincidencia exacta.
- Ejemplo: supongamos que intentas añadir un nuevo contacto con el apellido Thompson, y ya existe un contacto llamado Natalie Thompson en el sistema. Planfix no considerará a Natalie Thompson como una coincidencia;
- Si ambos campos, nombre y apellido, están completos, se usarán ambos campos para buscar un posible duplicado. La búsqueda por nombre se hará en base a partes de palabras, y la búsqueda por apellido se hará por coincidencia exacta.
- Ejemplo: supongamos que intentas añadir un nuevo contacto llamado Max Smith, y existe un contacto llamado Max Jones en el sistema. Planfix devolverá Max Jones como coincidencia.
- Ejemplo: supongamos que intentas añadir un nuevo contacto llamado Jane Thompson, y existe un contacto llamado Natalie Thompson en el sistema. Planfix no considerará esto una coincidencia.
Comprobación de unicidad por número de teléfono
Al igual que con los nombres, cuando introduces un número de teléfono, Planfix busca en segundo plano coincidencias en los contactos existentes. Si se encuentra una coincidencia, se proporciona un enlace al contacto existente:
Al hacer clic en este enlace se muestra la información de la coincidencia y el usuario puede decidir si desea seguir añadiendo el nuevo contacto.
Importante
- Planfix no permite a los usuarios añadir contactos con direcciones de correo electrónico que ya existen en el sistema. Esto se debe a que las direcciones de correo electrónico pueden usarse para comunicarse con los contactos y pueden usarse para acceder a Planfix. Excepción: cuando importing contacts con la opción Tratar todos los contactos como nuevos activada, el sistema no comprueba coincidencias en la base de datos de contactos existente.
- En todos los demás casos, si hay una coincidencia por nombre, número de teléfono u otro campo, el sistema te avisará sobre la posible duplicación pero dejará la decisión en tu mano.
- Los contactos duplicados en Planfix se pueden fusionar. Al hacerlo, también se fusionarán los datos acumulados en el sistema sobre los contactos fusionados.