Відправлення листів з зовнішньої поштової скриньки: відмінності між версіями
Матеріал з Planfix
(Створена сторінка: {{#seo: |title=Надсилання листів з зовнішньої поштової скриньки |titlemode=append |keywords=planfix, email, листи, корпоративна пошта, спам |description=Надсилання листів з зовнішньої поштової скриньки }} [https://planfix.ua/ Planfix] може надсилати листи з зовнішніх адрес e-mail. Налаштування дан...) |
Немає опису редагування |
||
| Рядок 1: | Рядок 1: | ||
{{#seo: | {{#seo: | ||
|title= | |title=Відправлення листів з зовнішньої поштової скриньки | ||
|titlemode=append | |titlemode=append | ||
|keywords=planfix, email, листи, корпоративна пошта, спам | |keywords=planfix, email, листи, корпоративна пошта, спам | ||
|description= | |description=Відправлення листів з зовнішньої поштової скриньки | ||
}} | }} | ||
[https://planfix.com/uk/ Planfix] може надсилати листи з зовнішніх e-mail-адрес. Налаштування поштового запису можливе на рівні особистої картки користувача (зовнішні адреси співробітників) та на рівні всього акаунта (зовнішні адреси компанії). | |||
Зазвичай ця можливість використовується для того, щоб ваші клієнти, партнери й підрядники отримували звичні листи з корпоративних або особистих адрес ваших співробітників, а ви при цьому працювали в Planfix. | |||
== Налаштування зовнішніх поштових адрес == | == Налаштування зовнішніх поштових адрес == | ||
Налаштування | Налаштування здійснюється в '''Управлінні акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення'''. Детальні інструкції з налаштування поштового запису для співробітників і компанії наведені за посиланнями: | ||
*[[Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників]] | *[[Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників]] | ||
*[[Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії]] | *[[Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії]] | ||
*[[Активація зовнішньої поштової адреси при використанні двофакторної авторизації]] | *[[Активація зовнішньої поштової адреси при використанні двофакторної авторизації]] | ||
*[[Збереження в Відправлені при відправці листів з зовнішнього поштового скриньки|Збереження в «Надіслані» при | *[[Збереження в Відправлені при відправці листів з зовнішнього поштового скриньки|Збереження в «Надіслані» при відправленні листів з зовнішньої поштової скриньки]] | ||
== Робота з кількома зовнішніми поштовими адресами == | == Робота з кількома зовнішніми поштовими адресами == | ||
* | *Задавши в налаштуваннях зовнішню адресу компанії для одного або кількох проєктів, для яких вона має використовуватися, ви забезпечуєте автоматичне спілкування зовнішніх контактів з цієї адреси для будь-якого завдання в одному з перелічених проєктів. | ||
*Якщо у співробітника є доступ до кількох поштових адрес — як особистих, так і адрес компанії — і ці адреси доступні в проєкті, в якому він працює, то при додаванні коментаря в Planfix у співробітника з’являється можливість обрати адресу, з якої буде відправлено це повідомлення: | |||
*Якщо у співробітника є доступ до кількох поштових адрес | |||
https://p.pfx.so/pf/BA/Rwe9O9.jpg | https://p.pfx.so/pf/BA/Rwe9O9.jpg | ||
*Щоб співробітник, який має доступ до кількох поштових адрес, при створенні міг вибрати, з якої саме адреси піде повідомлення зовнішньому контакту про створене завдання (лист, надісланий йому), необхідно, щоб у шаблоні, за яким створюється це завдання-лист, було системне поле '''Зовнішня адреса'''. Якщо поле відсутнє, потрібно відредагувати шаблон і додати поле на одну з панелей: | |||
https://p.pfx.so/pf/yS/51sZlC.png | |||
https://p.pfx.so/pf/ | |||
== Важливо == | == Важливо == | ||
*'''Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні | *'''Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні акаунта, і на рівні конкретного користувача, то спрацюють налаштування на рівні користувача.''' Це дає змогу в одному акаунті для частини співробітників використовувати спільну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні акаунта), а для іншої частини – особисті e-mail-адреси (налаштувавши їх у особистих картках співробітників). | ||
*''' | *'''Відправлення листів із зовнішніх поштових скриньок можливе лише для платних і преміум-акаунтів Planfix.''' Користувачі на безкоштовному пакеті не зможуть користуватися цією функцією; їхні листи будуть надсилатися з [[Як поставити завдання через e-mail|внутрішньої поштової адреси співробітника в Planfix]]. | ||
*''' | *'''Для [https://planfix.com/uk/signup/ нових акаунтів] Planfix ці можливості будуть доступні протягом пробного періоду''', тож вони зможуть протестувати їх застосування для своєї ситуації. Якщо після закінчення пробного періоду акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи почнуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси в Planfix. | ||
*''' | *'''Наведені налаштування впливають лише на вихідну пошту.''' Вхідні повідомлення мають переспрямовуватися на [[Как поставить задачу по e-mail?|внутрішню поштову адресу в Planfix]]. <geoip eq="RU,BY">Докладніше про організацію цієї роботи можна прочитати [https://planfix.com/uk/blog/otpravka-pochty-s-korporativnyx-adresov/ тут].</geoip> | ||
*'''Ми рекомендуємо''' додати принаймні одну [[Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії|адресу компанії]] без прив’язки до конкретного проєкту, щоб листи зовнішнім контактам з Planfix надсилалися з цієї адреси у випадках, коли робота ведеться в проєктах, у яких не встановлено «свою» адресу для надсилання повідомлень, або в завданнях без проєкту. | |||
== | == Потрапляння листів у спам у клієнта == | ||
*'''Якщо ви надсилаєте листи через свій сервер''', то | *'''Якщо ви надсилаєте листи через свій сервер''', то щоб вони не потрапляли в спам у клієнта, сервер має відповідати вимогам, які ставлять популярні поштові сервери. Planfix у такому випадку на це не впливає. | ||
*'''Перевірте, що | *'''Перевірте, що на сервері є:''' SPF-запис, DKIM-підпис. | ||
Для перевірки можна | Для перевірки можна скористатися сервісом від Google (бажано, якщо поштову скриньку надає Google): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/ | ||
Або | Або аналогічними іншими сервісами, наприклад: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/ | ||
*'''Якщо сервер вже використовується для розсилки пошти:''' зареєструйтеся на postmaster.mail.ru і | *'''Якщо сервер вже використовується для розсилки пошти:''' зареєструйтеся на postmaster.mail.ru і перевірте доставлюваність та репутацію домену. Якщо з нею проблеми і багато скарг — підпишіться на FBL і подивіться, на що скаржаться. Аналогічно для postmaster.google.com | ||
== Використання сервісів відправки транзакційних листів == | |||
*Ви можете використовувати сервіси відправки транзакційних листів, які надають SMTP API. Приклади таких сервісів: | |||
== Використання сервісів | **[https://documentation.mailgun.com/en/latest/user_manual.html#sending-via-smtp Mailgun] | ||
*Ви можете використовувати сервіси | |||
**[https://documentation.mailgun.com/en/latest/user_manual.html#sending-via-smtp | |||
**[https://developers.sparkpost.com/api/smtp/ SparkPost] | **[https://developers.sparkpost.com/api/smtp/ SparkPost] | ||
**[https://sendpulse.com/ru/features/smtp/integration SendPulse] | **[https://sendpulse.com/ru/features/smtp/integration SendPulse] | ||
== Перейти == | == Перейти == | ||
Поточна версія на 09:04, 26 листопада 2025
Planfix може надсилати листи з зовнішніх e-mail-адрес. Налаштування поштового запису можливе на рівні особистої картки користувача (зовнішні адреси співробітників) та на рівні всього акаунта (зовнішні адреси компанії).
Зазвичай ця можливість використовується для того, щоб ваші клієнти, партнери й підрядники отримували звичні листи з корпоративних або особистих адрес ваших співробітників, а ви при цьому працювали в Planfix.
Налаштування зовнішніх поштових адрес
Налаштування здійснюється в Управлінні акаунтом / Робота з e-mail / Вихідні повідомлення. Детальні інструкції з налаштування поштового запису для співробітників і компанії наведені за посиланнями:
- Налаштування зовнішніх поштових адрес співробітників
- Налаштування зовнішніх поштових адрес компанії
- Активація зовнішньої поштової адреси при використанні двофакторної авторизації
- Збереження в «Надіслані» при відправленні листів з зовнішньої поштової скриньки
Робота з кількома зовнішніми поштовими адресами
- Задавши в налаштуваннях зовнішню адресу компанії для одного або кількох проєктів, для яких вона має використовуватися, ви забезпечуєте автоматичне спілкування зовнішніх контактів з цієї адреси для будь-якого завдання в одному з перелічених проєктів.
- Якщо у співробітника є доступ до кількох поштових адрес — як особистих, так і адрес компанії — і ці адреси доступні в проєкті, в якому він працює, то при додаванні коментаря в Planfix у співробітника з’являється можливість обрати адресу, з якої буде відправлено це повідомлення:
- Щоб співробітник, який має доступ до кількох поштових адрес, при створенні міг вибрати, з якої саме адреси піде повідомлення зовнішньому контакту про створене завдання (лист, надісланий йому), необхідно, щоб у шаблоні, за яким створюється це завдання-лист, було системне поле Зовнішня адреса. Якщо поле відсутнє, потрібно відредагувати шаблон і додати поле на одну з панелей:
Важливо
- Якщо дані облікового запису пошти налаштовані і на рівні акаунта, і на рівні конкретного користувача, то спрацюють налаштування на рівні користувача. Це дає змогу в одному акаунті для частини співробітників використовувати спільну поштову скриньку (налаштувавши її на рівні акаунта), а для іншої частини – особисті e-mail-адреси (налаштувавши їх у особистих картках співробітників).
- Відправлення листів із зовнішніх поштових скриньок можливе лише для платних і преміум-акаунтів Planfix. Користувачі на безкоштовному пакеті не зможуть користуватися цією функцією; їхні листи будуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси співробітника в Planfix.
- Для нових акаунтів Planfix ці можливості будуть доступні протягом пробного періоду, тож вони зможуть протестувати їх застосування для своєї ситуації. Якщо після закінчення пробного періоду акаунт перейде на безкоштовний пакет, листи почнуть надсилатися з внутрішньої поштової адреси в Planfix.
- Наведені налаштування впливають лише на вихідну пошту. Вхідні повідомлення мають переспрямовуватися на внутрішню поштову адресу в Planfix.
- Ми рекомендуємо додати принаймні одну адресу компанії без прив’язки до конкретного проєкту, щоб листи зовнішнім контактам з Planfix надсилалися з цієї адреси у випадках, коли робота ведеться в проєктах, у яких не встановлено «свою» адресу для надсилання повідомлень, або в завданнях без проєкту.
Потрапляння листів у спам у клієнта
- Якщо ви надсилаєте листи через свій сервер, то щоб вони не потрапляли в спам у клієнта, сервер має відповідати вимогам, які ставлять популярні поштові сервери. Planfix у такому випадку на це не впливає.
- Перевірте, що на сервері є: SPF-запис, DKIM-підпис.
Для перевірки можна скористатися сервісом від Google (бажано, якщо поштову скриньку надає Google): https://toolbox.googleapps.com/apps/checkmx/
Або аналогічними іншими сервісами, наприклад: https://www.activecampaign.com/dkim-spf-check/
- Якщо сервер вже використовується для розсилки пошти: зареєструйтеся на postmaster.mail.ru і перевірте доставлюваність та репутацію домену. Якщо з нею проблеми і багато скарг — підпишіться на FBL і подивіться, на що скаржаться. Аналогічно для postmaster.google.com
Використання сервісів відправки транзакційних листів
- Ви можете використовувати сервіси відправки транзакційних листів, які надають SMTP API. Приклади таких сервісів: