Обробка листів, що надходять у завершене завдання
У бізнес‑практиці доволі часто зустрічається ситуація, коли клієнт, з яким ви вже працювали раніше, через деякий час звертається до вас знову і замість того, щоб написати нове повідомлення на звичайну вхідну адресу компанії, знаходить стару переписку й відправляє новий запит у вигляді відповіді на старий лист. У Planfix таке повідомлення за замовчуванням стає новим коментарем у старому завданні, яке, ймовірно, до цього часу вже завершене.
Існує низка обставин, які можуть перешкодити своєчасній обробці такого запиту клієнта. Найпоширеніші з них — виконавець завершеного завдання має вихідний або перебуває у відпустці. Відповідно, якщо лист клієнта просто додається в завершене завдання, про це стане відомо з запізненням, коли співробітник повернеться на роботу. У гіршому випадку лист узагалі залишиться без відповіді, бо виконавець завершеного завдання вже не працює в компанії.
На відміну від звичайної переписки електронною поштою, у Planfix є опція, яка вирішує цю проблему: Створювати нове завдання при відповіді в неактивне завдання. Її активація дозволяє запустити процес обробки нового запиту клієнта "з чистого аркуша":
- Відповідь клієнта стає новим завданням
- При цьому використовуються правила обробки листів для тієї адреси ( віртуального або внутрішнього адреса співробітника), на яку раніше прийшов лист, за яким було створено початкове (нині завершене) завдання.
Ця логіка покриває найпоширенішу ситуацію: ви можете отримувати листи від клієнтів і обробляти їх, а якщо завдання‑заявка, створена за листом, завершена, то наступний лист клієнта призводить до появи нової заявки за стандартним для цього типу заявок сценарієм.
Корисно
- До опису створюваного завдання додається посилання на попереднє (завершене) завдання. Це допомагає при потребі відновити хід спілкування і знайти потрібну інформацію в історії переписки з цим клієнтом.
- Якщо початкове завдання було створене з листа, який надійшов одразу на кілька внутрішніх адрес співробітників, то до нього були застосовані правила, налаштовані для кожної з таких адрес. Аналогічна логіка діє й при обробці листів, що надійшли в завершене завдання за активованої опції "Створювати нове завдання при відповіді в неактивне завдання".