Обробка листів, що надходять у завершену задачу
У бізнес-практиці досить часто трапляється ситуація, коли клієнт, з яким ви вже раніше працювали, через деякий час звертається до вас знову і замість того, щоб написати новий лист на звичайну вхідну адресу компанії, знаходить стару переписку і пише новий запит у вигляді відповіді на старий лист. У Planfix такий лист за замовчуванням стає новим коментарем у старій задачі, яка, скоріше за все, до цього часу вже завершена.
Існує низка обставин, які можуть завадити своєчасній обробці такого запиту клієнта. Найпоширеніші з них — виконавець завершеної задачі на вихідному або у відпустці. Відповідно, якщо лист клієнта просто додається в завершену задачу, про це стане відомо з запізненням, коли співробітник вийде на роботу. У гіршому випадку лист взагалі залишиться без відповіді, оскільки виконавець завершеної задачі вже не працює в компанії.
На відміну від звичайної переписки по email, у Planfix є опція, яка вирішує цю проблему: Створювати нове завдання при відповіді в неактивне завдання. Її активація дозволяє запустити процес обробки нового звернення клієнта "з чистого листа":
- Відповідь клієнта стає новою задачею
- При цьому використовуються правила обробки листів для тієї адреси ( віртуальної або внутрішньої адреси співробітника), на яку раніше надійшов лист, за яким було створено первісну (нині завершену) задачу.
Ця логіка покриває найпоширеніший випадок: ви можете отримувати листи клієнтів і обробляти їх, а якщо задача-заявка, створена за листом, завершена, то наступний лист клієнта призводить до появи нової заявки за стандартним для цього типу заявок сценарієм.
Корисно
- До опису створюваної задачі додається посилання на попередню (завершену) задачу. Це допомагає за потреби відновити хід спілкування і знайти потрібну інформацію в історії переписки з цим клієнтом.
- Якщо первісну задачу було створено з листа, який надійшов одразу на кілька внутрішніх адрес співробітників, то до неї були застосовані правила, налаштовані для кожної з таких адрес. Аналогічна логіка діє й при обробці листів, що надійшли у завершену задачу за активованої опції "Створювати нову задачу при відповіді в неактивну задачу".