Багато користувачів Planfix ведуть проєкти, які потребують точного підрахунку різних показників. Наприклад, щоб дізнатися прибутковість проєкту або кількість активних угод, потрібні були складні налаштування та багато часу. Ми вирішили спростити цей процес і додали новий тип поля «Поля підсумків». Воно вміє:
- Рахувати суму по потрібному полю в завданнях проєкту
- Рахувати кількість завдань проєкту за певними умовами
У цій нотатці розглянемо, як раніше рахували прибутковість проєкту і як це можна зробити зараз за допомогою поля підсумків.
Старі методи
Раніше для підрахунку прибутковості використовували два варіанти:
- «Числове поле» в проєкті
- «Сума підзавдань» у завданні
Числове поле
Для підрахунку маржинальності проєкту в Planfix можна створити такий звіт:
Тут «Бюджет» — звичайне числове поле. Для підрахунку трудовитрат потрібно налаштувати погодинну ставку кожному співробітнику та додати аналітику для обліку робочого часу.
Нюанси цього варіанту:
- Підходить тим, у кого заздалегідь відомий бюджет проєкту
- Новачкам може бути складно повторити всі налаштування
Сума підзавдань
Відстежувати прибутковість проєкту можна і в завданні за допомогою поля «Сума підзавдань»:
Але цей варіант все одно не замінить проєкти — ведення чогось глобального в такому форматі виглядатиме як хаос. Нове «Поле підсумків» проєкту розв’язувати цю проблему, спрощуючи та структуруючи роботу в Planfix.
Поле підсумків проєкту і як його використовувати
Механізм роботи аналогічний полю «Сума підзавдань». Відмінність лише в тому, що «Поле підсумків» проєкту рішає питання підрахунку глобально.
Додати його можна в Управління акаунтом — Поля завдань, що налаштовуються — Поля проєктів. Натискаємо «Нове поле» і вказуємо тип поля:
«Поле підсумків» підраховує суму або кількість по вибраному полю із завдань проєкту.
Розгляньмо на прикладах, які є варіанти використання.
Підрахунок по підсумку
Пам’ятаєте звіт про маржинальність проєкту?
Завдяки новому полю, його можна налаштувати так — «Прибуток по проєкту» — поле підсумків, в якому відображаються дані з кожного завдання проєкту:
Цей варіант звіту більш гнучкий і точний, оскільки в ньому відображається прибуток і трудовитрати проєкту в реальному часі.
Підрахунок за кількістю
«Поле підсумків» може підрахувати потрібні завдання в проєкті за певними умовами відбору. Наприклад, так можна дізнатися про кількість прострочених завдань проєкту:
А ось так про кількість активних угод у проєкті:
Переваги нового поля підсумків:
- Гнучкість в налаштуванні
Поле підсумків можна налаштувати під будь-які потреби, будь то підрахунок прибутку чи кількості завдань.
- Автоматизація
Після налаштування Поля підсумків автоматично оновлюється при зміні даних у завданнях. Це значно економить час, особливо в великих проєктах з великою кількістю завдань.
- Зручність в звітності
Використовуючи Полем підсумків, можна створювати більш інформативні та наочні звіти, які дають чітке уявлення про стан проєкту.
Післяслово
Поле підсумків проєкту — це інструмент для автоматичного підрахунку і відображення сумарних значень по завданням у проєкті. Доступно в пакетах «Бізнес» і «Корпорація».
Але на цьому наша робота над проєктами не закінчується, ми продовжуємо їх розвивати.
Наприклад, є ідеї щодо впровадження Burndown chart. Діаграма буде показувати, як змінюється обсяг залишкової роботи по проєкту з часом, щоб можна було передбачити, чи встигне команда завершити роботу над проєктом до кінця запланованого періоду чи ні.
Загалом, ідеї є — будемо втілювати.
І наостанок, у нотатці я показувала звіти по маржинальності проєктів. Вам цікаво, як вони налаштовуються? Написати про це окрему нотатку? Та й загалом, про що вам розповісти, якої інформації не вистачає? Напишіть у коментарях 🙂
Залишилися питання? Пишіть нам у Службу підтримки. Ми з радістю відповімо на всі ваші запитання. Покращуйте свої робочі процеси за допомогою Planfix.