Determinarea faptului că un e-mail este un răspuns la o sarcină existentă
Sistemul Planfix poate stabili că un e-mail este un răspuns la o sarcină existentă. Această setare poate fi găsită în secțiunea: Gestionarea contului - E-mail - Setări e-mail primite:
În Planfix, există trei metode pentru a stabili că un e-mail este un răspuns la o sarcină existentă:
- Utilizând antetele e-mailului
Această metodă utilizează antetele e-mailului pentru a stabili că este un răspuns la o sarcină existentă. Aceasta este modalitatea standard prin care Planfix determină la ce e-mailuri sunt legate sarcinile, astfel încât această setare este activată pentru toate conturile.
- După subiect și expeditor
Acest lucru funcționează numai pentru e-mailuri cu subiecte care încep cu "Re" sau "Fwd" (însemnând că este evident că sunt răspunsuri la alte e-mailuri):
- Planfix găsește ultima sarcină (după numărul sarcinii) cu același nume ca subiectul e-mailului (fără "Re" sau "Fwd").
- Expeditorul e-mailului trebuie să aibă acces la această sarcină.
Această setare este activată în mod implicit pentru conturile înregistrate după 20 iulie 2020.
- Doar după expeditor
Această opțiune funcționează numai pentru e-mailuri trimise de contacte. Planfix găsește ultima sarcină (după numărul sarcinii) cu orice stare disponibilă pentru acest contact și atașează e-mailul ca un comentariu la sarcină. În cel mai simplu caz, acest lucru înseamnă că dacă un contact trimite mai multe e-mailuri, o sarcină este creată după primirea primului e-mail, unde contactul este responsabil, iar toate e-mailurile ulterioare sunt adăugate la această sarcină ca și comentarii.
Important
Atunci când toate cele trei opțiuni sunt activate, e-mailurile sunt considerate a fi răspunsuri la sarcinile existente în următoarea ordine: mai întâi se utilizează antetele e-mailului, iar dacă nu se găsește nicio potrivire, Planfix caută după subiect și expeditor. Dacă nu se găsește nimic în acest punct, Planfix va căuta doar după expeditor pentru sarcinile în care acest utilizator este responsabil, atribuit sau participant.