Conține cuvânt cu etichetă
Cu aceste condiții, puteți seta propriile etichete și procesa e-mailurile cu acestea în funcție de anumite reguli. În timp ce aceste condiții sunt similare cu cele pentru Conține text, etichetele permit mai multă flexibilitate.
Puteți crea propriul set de etichete, fiecare dintre acestea denotând un anumit tip de obiect.
De exemplu:
- Dacă Subiectul e-mailului conține un cuvânt cu eticheta #, atunci Selectați proiectul cu cuvântul etichetat;
- Dacă Subiectul e-mailului conține un cuvânt cu eticheta ~, atunci Selectați responsabilul cu cuvântul etichetat;
- Dacă Subiectul e-mailului conține un cuvânt cu eticheta %, atunci Setați data scadentă a sarcinii conform cuvântului etichetat
etc.
Odată ce regulile au fost stabilite pentru etichetele dvs., puteți adăuga etichetele la e-mailurile trimise la o adresă de e-mail Planfix. Planfix va analiza etichetele și va seta câmpurile pe care le-ați definit pentru sarcina creată. În reguli, definiți doar etichetele în sine. Puteți seta cuvintele după acestea cum doriți, atâta timp cât Planfix poate identifica clar ceea ce ați dorit să spuneți.
Ca exemplu, să presupunem că ați introdus regulile de mai sus și apoi ați trimis un e-mail cu etichete la adresa dvs. în Planfix. Așa vor fi procesate:
- #Energie - Planfix va găsi proiectul care conține cuvântul "Energie" în numele său și va crea o sarcină în acesta.
- ~John - Planfix va adăuga angajatul ale cărui nume și prenume conțin "John" la responsabilii sarcinii
- %21-12-2012 - Planfix va seta data scadentă a sarcinii la 21 decembrie 2012
Principalul avantaj al acestei metode este că etichetele setate odată vor funcționa pentru toate obiectele, inclusiv cele create în viitor. Să spunem că aveți un nou angajat cu numele de familie Bob. În mod imediat, puteți să le setați sarcini prin e-mail dacă adăugați "@Bob" la subiectul e-mailului.
Sfaturi
- Etichetele pot avea orice lungime și nu sunt restricționate la un singur simbol. De exemplu, acest lucru vă permite să setați elemente de formatare a e-mailului din alte sisteme ca etichete, atunci când datele de care aveți nevoie vin după elementele de formatare.
- Este o idee bună să adăugați o acțiune suplimentară "Șterge cuvântul cu etichetă" la regulile dvs. de etichetă. Sarcinile arată mai bine fără urme ale regulilor dvs. de etichetă, iar acest lucru le "curăță".