Adotta il principio più importante
Per implementare Planfix nella tua azienda, tutti devono concordare una cosa molto importante:
Tutta la comunicazione relativa al lavoro deve svolgersi esclusivamente in Planfix.
Non via email, non su Skype, non per telefono e nemmeno di persona — ma nei compiti di Planfix.
Ovviamente non puoi proibire altri tipi di comunicazione, e a volte è semplicemente più comodo fare una riunione di 15 minuti per discutere qualcosa di importante. Ma quando ciò accade, il responsabile della riunione dovrebbe aggiungere immediatamente le note su Planfix dopo la riunione o la chiamata, specificando tutti gli accordi raggiunti.
Perché è così importante?
Se questa regola non viene introdotta fin dall'inizio, Planfix diventerà solo un altro mezzo di comunicazione per i dipendenti. Inoltre, sarà l'ultima priorità per la comunicazione, poiché le persone continueranno ad usare gli strumenti a cui erano abituate prima di Planfix. Questo non va bene. Quando la gente si attacca ai vecchi strumenti, Planfix non può risolvere i problemi per cui è stato creato.
Molte aziende funzionano più o meno così: un compito viene assegnato via email; se ne discute su WhatsApp e due volte al telefono; e il supervisore chiede informazioni sulle prestazioni di persona. Se l'unica cosa che facciamo è aggiungere Planfix a questo caos senza farne rispettare l'uso, nulla cambierà: anche se un compito fosse assegnato in Planfix ma poi discusso tramite Viber o Skype come prima, il supervisore si innervosirebbe comunque e chiamerebbe i dipendenti per discutere di persona perché il compito non è stato completato in tempo.
È probabile che tu abbia iniziato la ricerca di un sistema di gestione perché al momento tutte le informazioni su ciò che fa la tua azienda sono disperse. Parte di esse è nella testa delle persone, altre parti nei loro appunti e altre ancora nelle loro conversazioni — e non c'è una visione d'insieme di ciò che sta succedendo. Una corretta implementazione di Planfix ti aiuta a raccogliere tutte queste informazioni in un unico posto. Solo allora avrai uno strumento di gestione efficace.
Per questo motivo ti consigliamo di iniziare l'implementazione di Planfix informando i tuoi colleghi a riguardo.