Notifier les collègues de la mise en œuvre
Nous recommandons de commencer la mise en œuvre de Planfix par une annonce calquée sur celle ci-dessous :
Chers collègues,
À partir de lundi, notre quotidien va changer. Toute la correspondance liée au travail se fera dans Planfix. Tout ce que vous écriviez auparavant par e-mail ou ICQ, et tout ce que vous disiez au téléphone ou sur Skype, doit désormais se faire dans Planfix. Si communiquer via Planfix n'est pas possible ou est difficile (par exemple, si vous avez rencontré quelqu'un en personne et convenu de quelque chose), le résultat de cette communication doit être saisi dans Planfix immédiatement après coup.
Pourquoi est-ce important ?
- Pour que nous puissions toujours voir ce que chacun doit faire, et quand
- Pour que nous sachions toujours qui est responsable de quoi et qui ralentit actuellement les choses
- Pour que nous puissions toujours voir l'avancement du travail sur n'importe quelle tâche : qui a fait quoi, et quand*Nous n'entendrons plus : « Je n'ai jamais reçu l'e-mail... », « Personne ne me l'a dit... », « J'ai oublié... », etc.
Pour préparer Planfix à l'avance, j'ai envoyé à chacun une invitation personnelle au système. Votre tâche est de vous connecter à Planfix en utilisant le lien contenu dans cet e-mail, de créer un nom d'utilisateur et un mot de passe, et de remplir votre profil (le téléchargement d'une photo ou d'un avatar est obligatoire).
Je serais ravi(e) que d'ici lundi vous ayez pratiqué l'attribution de tâches les uns aux autres dans Planfix.