Raccomandazioni per l'uso di indirizzi email esterni
Consigliamo la seguente metodologia per lavorare con la posta elettronica in Planfix
- La posta in arrivo viene inviata a una casella esterna fornita da un servizio con un filtro antispam di alta qualità, come Gmail o il server di posta della tua azienda.
- Configura l'inoltro automatico in Planfix. La posta può essere inoltrata a una casella di posta virtuale, dove è facile configurare regole per l'elaborazione della posta e creare Compiti dalle email in Progetti; oppure la posta può essere inoltrata, per esempio, all'indirizzo email interno di un collega.
- Aggiungendo le impostazioni del tuo account email a Planfix, garantisci che risponderai ai clienti dallo stesso account esterno da cui ti hanno scritto.
Questa configurazione ti permette di gestire tutte le comunicazioni con i clienti in Planfix
- Le nuove email inviate al tuo indirizzo email diventeranno automaticamente Compiti in Planfix. Verrà creato un nuovo contatto per la persona che ha inviato l'email se non hai già un contatto con quell'indirizzo email in Planfix.
- I commenti che aggiungi a questo Compito verranno inviati al cliente o a un altro contatto esterno come normali email (solo se li notifichi riguardo al commento). Questo approccio ti permette di usare i Compiti per comunicare con i colleghi, notificando i clienti solo quando c'è un commento che devono vedere.
- La risposta di un contatto esterno a un commento di Planfix verrà aggiunta allo stesso Compito del commento originale. Gli stessi utenti che sono stati notificati del commento originale verranno notificati della nuova risposta. Questo replica il solito metodo di comunicazione in cui sono coinvolti più destinatari.
Protezione dallo spam
Il metodo descritto riduce la quantità di spam che riceverai poiché la maggior parte dello spam verrà intercettata dai filtri antispam del tuo servizio email.
Puoi sempre cambiare il tuo indirizzo email interno Planfix se per qualche motivo dovessi ricevere spam:
- se stai usando il tuo indirizzo email personale, puoi cambiarlo modificando il tuo nome utente in Planfix. Il tuo nome utente è una componente importante del tuo indirizzo email interno. Quando cambi il nome utente, cambi anche il tuo indirizzo email.
Nota: dovrai comunicare alle persone con cui interagisci il cambiamento del tuo indirizzo email.
- se stai usando un indirizzo email virtuale, puoi eliminarlo e crearne uno nuovo. Potrebbe essere scomodo riconfigurare le regole per l'elaborazione delle email, ma l'inconveniente sarà meno grave se stai ricevendo molto spam.