Regole sovrapposte per l'elaborazione delle e-mail
Se un'email inviata a un indirizzo email di Planfix soddisfa le condizioni di trigger per più regole di elaborazione delle email, verrà applicato il seguente algoritmo di elaborazione:
- infoblocchi da tutte le regole vengono creati e popolati con i dati;
- l'oggetto specificato nell'operazione principale dell'ultima regola viene creato;
- le operazioni aggiuntive di tutte le regole vengono eseguite sull'oggetto, se possibile.
A cosa servono le regole sovrapposte?
In origine le regole sovrapposte venivano usate abbastanza spesso, perché le regole avevano una struttura molto semplice. Le regole oggi sono molto diverse da come erano in passato, perciò in genere non consigliamo più di usare regole sovrapposte. Mantenere un insieme di regole da applicare a un'email è molto più difficile che avere una singola regola comprensiva da gestire. Ecco un esempio di situazione in cui le regole sovrapposte potrebbero avere senso:
- Supponiamo che a Planfix vengano inviate email che possono contenere diversi insiemi di parametri. Potrebbero essere email inoltrate manualmente a Planfix con etichette aggiunte nell'oggetto per assegnare i compiti a diversi assegnati, progetti, ecc.
- Ecco un esempio di oggetto di una email inoltrata: Fw: Subscription request #Smith $Client requests, dove #Smith è un'istruzione per aggiungere come Assegnato il Dipendente con cognome Smith, e $Client requests è un'istruzione per mettere il Compito nel Progetto "Client requests".
- Per implementare questa elaborazione, vengono aggiunte due regole separate all'elenco di regole per l'indirizzo email ricevente, ciascuna delle quali implementa una delle istruzioni: la prima regola imposta l'Assegnato in base all'etichetta #, e la seconda imposta il Progetto in base all'etichetta $.
- Le condizioni di trigger di queste regole sono costruite deliberatamente in modo tale che le email inviate a questo indirizzo soddisfino entrambe.
- Quando le email vengono elaborate, vengono sottoposte a tutte le regole in sequenza e il sistema accumula un insieme di parametri che dovranno essere applicati al Compito creato dall'email.
- Questo approccio consente di aggiungere regole/istruzioni separate e relativamente semplici, vederle in un elenco, modificarle e/o aggiungerne altre secondo necessità.
L'algoritmo per le regole sovrapposte funziona per questi casi. Tentativi di utilizzare regole sovrapposte in altre situazioni, inclusa la combinazione di regole per una singola email (creazione di Compiti, aggiunta di commenti e creazione di contatti) sono considerati un uso scorretto del sistema. Tali tentativi non garantiscono il risultato desiderato.
Impostazioni che influiscono sulla sovrapposizione delle regole
- Nella parte inferiore della finestra per la creazione delle regole di elaborazione delle email, è presente una casella di controllo per Usa solo questa regola senza sovrapporla ad altre:
Se questa casella è selezionata, le regole sovrapposte non verranno utilizzate e verrà applicata solo questa regola all'email. Se l'email soddisfa le condizioni di più regole con la casella selezionata, verrà applicata la prima regola.
- Quando in operazione principale della regola è selezionato "Crea compito usando il modello", è disponibile l'opzione Non usare questo modello con regole sovrapposte:
Se questa casella è selezionata, verrà usato il modello di un'altra regola per creare il Compito in presenza di regole sovrapposte.