Utenti esterni
Gli utenti esterni vengono creati in Planfix come contatti. I contatti hanno due tipi di accesso:
- Basic — accesso limitato tramite il pannello clienti.
- Advanced — accesso completo a Planfix con alcune limitazioni rispetto a un Dipendente.
Nota: è possibile lavorare con clienti o freelance in Planfix via email senza concedere loro accesso al sistema. Riceveranno email con i vostri commenti e le loro risposte a queste email verranno trasformate in azioni nell'interfaccia di Planfix. Avranno inoltre un Cruscotto del cliente automaticamente a loro disposizione.
Se preferite invece concedere loro l'accesso al sistema, in modo che possano effettuare il login in Planfix e lavorare nell'interfaccia web, ecco come fare:
- Nella sezione Contatti selezionare o creare il tipo di contatto richiesto: Company o Contact (individual)
- Se si tratta di una Company, bisogna inoltre creare un Contact per essa. Questo contatto è la persona che avrà l'accesso Advanced a Planfix. È tecnicamente possibile concedere l'accesso a una Company, ma una company può avere più contatti. Per questo motivo, di norma è più consigliabile concedere l'accesso a livello di contatto.
- Andare nella scheda del contatto e cliccare su Modifica.
- Il blocco Impostazioni e accesso ospite a Planfix contiene l'opzione Advanced Planfix access
- Abilitate questa opzione e il cliente riceverà un invito con un link di attivazione.
- Seguendo quel link, il cliente arriverà alla pagina di autorizzazione, dove dovrà impostare una password per l'accesso a Planfix. Per i successivi accessi, l'utente esterno inserisce la sua email come login nella pagina account e usa la password impostata durante la prima autorizzazione.
- Se la password viene persa, può essere recuperata tramite il link Forgot password che si trova sotto il modulo di autorizzazione nella pagina account.
- Nota: gli utenti esterni non possono impostare un proprio login per l'autenticazione; questa impostazione è disponibile solo per i Dipendenti.
Lavoro del contatto esterno in Planfix
- Quando il cliente segue il link e crea il proprio account, vedrà soltanto i progetti in cui la sua company è la Controparte e i progetti che contengono compiti a cui ha accesso. Assicuratevi che la controparte sia collegata al progetto corretto.
- In questi progetti, il cliente assegnerà i compiti al project client-manager o al loro Supervisore. Assicuratevi che il manager corretto sia assegnato nella scheda progetto.
- Se il cliente non è aggiunto a nessun compito, non li vedrà nell'elenco compiti del progetto. Potete aggiungere il cliente a compiti specifici secondo necessità; il cliente vedrà allora le conversazioni e le altre azioni in quei compiti.
- Se il cliente (e la sua company come Controparte) non è coinvolto in compiti o progetti, quando crea un compito il progetto non sarà specificato. Se è coinvolto e il progetto non è esplicitamente specificato nel modello o nel filtro, quando il cliente crea un compito il sistema aggiungerà automaticamente il primo progetto disponibile.
Questo sistema vi permette di impostare il livello di comunicazione con i clienti che più vi aggrada:
- con l'approccio tradizionale, il cliente comunica solo con il project manager, che imposta i compiti per i dipendenti in base alle informazioni del cliente e controlla l'esecuzione
- per i clienti che conoscete bene e di cui vi fidate, potete aggiungerli come co-assigned o Partecipanti nei compiti di progetto, permettendo loro di vedere tutto ciò che accade in quei compiti.
Importante
- Non assegnate il cliente come Revisore dei conti di un progetto o compito, perché un Revisore dei conti ha pieno accesso a tutti i compiti di progetto, inclusa la possibilità di chiuderli o eliminarli, ecc.
- Potete gestire la visibilità dei commenti per un utente esterno nei compiti a cui ha accesso.
- Potete fornire accesso automatico per i clienti ai compiti della loro company.
Informazioni utili
- Commenti nascosti (privati) — i commenti nascosti sono utili per i compiti in cui sono collegati i clienti
- Elenco delle restrizioni per l'accesso di utenti esterni a Planfix
- Cruscotto del cliente
- Accesso del contatto ai compiti della sua azienda
Si noti
Solo alcuni Dipendenti possono concedere ai clienti l'accesso a Planfix (Dipendenti con diritti di Amministratore e i Dipendenti che hanno questa opzione selezionata nella loro scheda):
