Lavorare con i clienti tramite email
Se non vuoi dare accesso al cliente al tuo account Planfix, o il tuo cliente non vuole lavorare in un nuovo sistema, puoi lavorare con lui/lei tramite email:
- Crea un nuovo contatto nella sezione Contatti
- Inserisci nome e email
- Attiva la casella di controllo Mostra nell'elenco per scegliere i partecipanti al compito:
Questo permetterà di aggiungere il cliente ai compiti necessari come Assegnato o Partecipante, ma il cliente non otterrà accesso a Planfix.
Importante: se il cliente ti scrive un messaggio che diventa un Compito in Planfix, la sua scheda contatto viene creata automaticamente; puoi saltare questo passaggio e comunicare direttamente nel compito.
Lavorare sui compiti
Se è necessario concordare qualche aspetto con il cliente o informarlo sui risultati:
- Aggiungi una nuova azione al Compito a cui è collegato questo cliente
- Scrivi un commento indirizzato al cliente
- Aggiungi (se necessario) i file che vuoi condividere
- Selezionalo nel blocco Notifica riguardo a questo
- Salva l'azione
Il cliente riceverà un messaggio con le tue informazioni all'indirizzo email che hai aggiunto nella sua scheda in Planfix. La risposta del cliente a questo messaggio verrà aggiunta al Compito come nuova azione.
Quali informazioni riceve il cliente?
- In generale, il cliente riceve messaggi solo sulle azioni in cui è selezionato nel blocco "Notifica riguardo a questo". Pertanto puoi controllare la visibilità per il cliente delle azioni eseguite sul Compito, inclusa la possibilità di corrispondere liberamente con i colleghi all'interno del Compito senza notificare il cliente — non riceverà messaggi al riguardo.
- Fai attenzione quando rispondi ai messaggi Planfix via email: la tua risposta sarà inviata a tutti i destinatari dell'email a cui stai rispondendo, quindi se uno dei destinatari era un cliente, anche lui/la riceverà la tua risposta. Puoi evitare che i clienti ricevano risposte a tali messaggi impostando l'opzione Non inviare ai contatti notifiche via email sulle azioni aggiunte da altri partecipanti.
- Le notifiche di sistema (sul cambiamento di Stato del Compito, aggiunta/selezione di Assegnati, ecc.) non vengono inviate al cliente.
- Il cliente, che crea un Compito scrivendo un messaggio all'indirizzo interno del dipendente, NON riceve un messaggio automatico circa la sua accettazione o ritardo.
Inoltre
I clienti con cui comunichi tramite Planfix ricevono accesso gratuito a un Cruscotto del cliente. Lì, i clienti senza accesso esteso al sistema possono visualizzare tutta la corrispondenza relativa alle loro richieste.
Importante
Sconsigliamo di utilizzare lo stesso indirizzo email per più contatti. Il sistema non sarà in grado di determinare a quale contatto inviare il messaggio e lo invierà al primo che trova. È meglio assegnare un indirizzo email separato a ciascun contatto per evitare conflitti.