Sincronizzazione con il calendario di Microsoft Outlook
Planfix offre un'integrazione con Microsoft Outlook Calendar
Configurazione
In un calendario predefinito Pianificatore Planfix, clicca sui tre puntini per aprire il menu a discesa e seleziona "Impostazioni":
Nella finestra che si apre, vai su "Integrations" e clicca sul pulsante "Link":
Successivamente, clicca sul pulsante "Accept" nella finestra pop-up in cui autorizzi Planfix a gestire gli eventi nel tuo Outlook Calendar:
I Dipendenti possono sincronizzare i loro Compiti dal calendario condiviso di Planfix con il loro Outlook Calendar personale. Per rendere ciò possibile:
- Il calendario deve avere la condizione: "Assignee" = Me.
- Come mostrato nelle immagini sopra, ogni Dipendente deve abilitare individualmente la sincronizzazione del calendario tra Planfix e il proprio Outlook Calendar.
Uso della sincronizzazione
Non appena la connessione è stabilita, Planfix aggiunge i Compiti all'Outlook Calendar, che riflette gli eventi in Planfix. Questo vale anche per le modifiche alle date di scadenza e alle durate dei Compiti/Eventi. I nuovi eventi compaiono nell'Outlook Calendar quasi istantaneamente. Quando si collega un Outlook Calendar, fino a 300 eventi vengono sincronizzati simultaneamente. Gli eventi per la settimana successiva vengono inviati una volta al giorno, a condizione che siano soddisfatte le seguenti condizioni: - Non siano state apportate modifiche a tali eventi in Planfix. - Nella settimana precedente c'erano più di 300 eventi. I Compiti creati nell'Outlook Calendar verranno creati in Planfix con i parametri specificati nella lista Planner sincronizzata:
Importante
- Dopo aver attivato la sincronizzazione con l'Outlook Calendar, non modificare le impostazioni nella scheda "Calendar settings" di Planfix. Se lo fai, verrà creato un nuovo calendario in Outlook Calendar, poiché i Compiti non saranno più sincronizzati correttamente con quello vecchio. Per evitarlo, configura una volta il calendario Planfix, attiva la sincronizzazione e non modificare più le impostazioni.
- Durante la sincronizzazione con Planfix, viene aggiunto un calendario separato in Outlook Calendar. Pertanto, gli eventi devono essere aggiunti a questo calendario dedicato e non a quello predefinito.
- Ogni lista Planner in Planfix può avere un calendario corrispondente in Outlook.
- Puoi selezionare il calendario ogni volta che crei un evento:
Nota
- L'esportazione viene effettuata su un singolo account Microsoft.
- Se un Compito viene eliminato dall'Outlook Calendar, viene eliminato anche in Planfix. Questa funzionalità è disponibile solo per account a pagamento e premium.
- Outlook Calendar impone limiti al numero di operazioni di sincronizzazione. Se questi limiti vengono superati, la sincronizzazione viene automaticamente disattivata per il filtro che ha causato il problema.
- I Promemoria non vengono sincronizzati tra Planfix e Outlook Calendar.
- La persona che configura l'integrazione è l'Assigner di tutti i Compiti generati dal calendario, indipendentemente da quale email sia stata usata per l'integrazione.
- Le modifiche ai titoli dei Compiti nell'Outlook Calendar vengono trasferite a Planfix. Tuttavia, questa regola non si applica ai Compiti creati all'interno di un Progetto, poiché Outlook Calendar non supporta i Compiti legati ai progetti:
- Si applicano le seguenti regole di trasferimento degli orari quando si sincronizza con l'Outlook Calendar:
- Se usi la modalità Calendario completo, le date di Compito e dei Data tag verranno trasferite, creando due eventi nell'Outlook Calendar.
- Se usi la modalità Calendario orario, verranno trasferite solo le date dei Data tag, risultando in un unico evento nell'Outlook Calendar.