Modèles de documents
Les modèles de document sont des fichiers Microsoft Excel ou Word dans lesquels vous pouvez utiliser des champs de Planfix Tâches et des tags de données. Lorsqu’un document est créé à partir d’un modèle, les valeurs correspondantes de la tâche en cours sont automatiquement remplacées dans ces champs. Vous obtenez ainsi un document complété avec les données nécessaires, que vous pouvez facilement joindre à la tâche sur laquelle vous travaillez.
Création de modèles de document
- Les modèles de document sont créés dans des éditeurs externes qui prennent en charge les fichiers Microsoft Excel ou Word.
- Les variables peuvent contenir des données provenant des tâches, des tags de données ou d’autres entités Planfix. Une liste des variables pouvant être utilisées dans les modèles est disponible dans Documents / Modèles de document :
- Pour commencer à utiliser les modèles de document, téléversez un modèle dans Planfix. Vous pouvez le faire dans Documents / Modèles de document :
Utilisation des modèles de document
- Vous pouvez utiliser des modèles pour créer des documents contenant les données d’une tâche et les joindre facilement à la tâche. Les documents sont créés à partir de modèles dans l’interface d’ajout de fichiers aux tâches :
ou dans l’ interface de script :
Lors de la création d’un document à partir d’un modèle, vous pouvez :
- sélectionner le format du fichier final qui sera joint à la tâche ;
- modifier le numéro du document (il augmente automatiquement de 1 à chaque nouveau document, mais vous pouvez vouloir passer à un autre numéro) ;
- modifier la date du document (si nécessaire)
Nommer les documents créés à partir de modèles
Diverses variables peuvent être utilisées dans le nom d’un document créé à partir d’un modèle. Cliquez sur cette icône pour ouvrir la liste des variables utilisables :
Ces variables peuvent être utilisées pour donner aux fichiers des noms de n’importe quel niveau de complexité :
Lorsque le document est créé, les valeurs réelles des variables spécifiées seront substituées aux variables dans le nom du fichier :
Spécifier le type de fichier
Un type de fichier par défaut peut être défini pour les fichiers créés à partir d’un modèle :
Une fois un type par défaut défini, les documents créés seront du type spécifié, à moins qu’un autre type ne soit précisé manuellement :
Astuces utiles lors de la création de modèles
- Variables dans les modèles de documents
- Tableaux dans les modèles de documents
- Sceaux et signatures dans les modèles de documents
- Accès aux modèles de documents
- Affichage des données du champ de sous-tâche dans un document
- Limitations lors de l'utilisation des modèles de documents
- Polices dans les modèles de document