Adoptez le principe le plus important
Pour mettre en place Planfix dans votre entreprise, tout le monde doit se mettre d'accord sur une chose très importante :
Toute communication liée au travail doit avoir lieu uniquement dans Planfix.
Pas par e‑mail, pas sur Skype, pas au téléphone et pas en personne — mais dans les tâches Planfix.
Bien sûr, vous ne pouvez pas interdire les autres types de communication, et parfois il est plus simple d'avoir une réunion de 15 minutes pour discuter d'un point important. Mais lorsqu'une telle réunion a lieu, la personne responsable doit ajouter immédiatement des notes dans Planfix après la réunion ou l'appel, en indiquant tous les accords conclus.
Pourquoi est-ce si important ?
Si cette règle n'est pas introduite dès le départ, Planfix ne sera qu'un moyen de communication parmi d'autres pour les employés. De plus, les gens en feront leur dernière priorité pour communiquer, car ils resteront attachés aux outils anciens qu'ils utilisaient avant Planfix. Ce n'est pas bon. Tant que les gens s'en tiennent à leurs anciens outils, Planfix ne pourra pas résoudre les problèmes pour lesquels il a été créé.
Beaucoup d'entreprises fonctionnent à peu près comme ceci : une tâche est donnée par e‑mail ; elle est discutée sur WhatsApp et deux fois au téléphone ; et le superviseur s'enquiert d'une sous-performance en personne. Si l'on se contente d'ajouter Planfix à ce désordre sans en faire appliquer l'usage, rien ne changera : même si une tâche a été attribuée dans Planfix mais ensuite discutée via Viber ou Skype comme avant, le superviseur s'inquiétera toujours et convoquera les employés en personne pour savoir pourquoi la tâche n'a pas été terminée à temps.
Il est probable que vous ayez commencé à chercher un système de gestion parce qu'actuellement toutes les informations sur ce que fait votre entreprise sont dispersées. Une partie est stockée dans la tête des personnes, une autre dans leurs notes, et encore une autre dans leurs conversations — et il n'y a pas de vision d'ensemble de ce qui se passe. Une mise en œuvre correcte de Planfix vous aide à rassembler toutes ces informations au même endroit. Ce n'est qu'alors que vous disposerez d'un outil de gestion efficace.
C'est pourquoi nous vous conseillons de commencer l'implémentation de Planfix en informant vos collègues à ce sujet.