Traitement des e-mails envoyés à des tâches terminées
Lorsque des clients avec qui vous avez déjà travaillé souhaitent à nouveau vous contacter pour une nouvelle commande, il est assez courant qu'ils répondent simplement à une ancienne chaîne d'e-mails au lieu d'en écrire une nouvelle à votre entreprise. Lorsque vous utilisez Planfix, un nouvel e-mail ajouté à une ancienne chaîne devient par défaut un nouveau commentaire sur une ancienne tâche, qui est vraisemblablement déjà terminée.
Plusieurs circonstances peuvent compliquer cette situation. La plus fréquente est que l'assigné de la tâche fermée soit absent ce jour-là. Si l'e-mail du client est ajouté à cette tâche terminée, personne ne le remarquera avant plus tard, lorsque l'assigné reviendra au bureau. Un scénario pire serait que l'e-mail passe complètement inaperçu parce que l'assigné ne travaille plus dans votre entreprise.
Planfix propose une option que les chaînes d'e-mails classiques n'ont pas, et qui résout ce problème : Créer une nouvelle tâche en répondant à une tâche terminée. Lorsque ce paramètre est activé, vous pouvez traiter les nouvelles demandes clients sur une base propre :
- Les messages clients deviennent de nouvelles tâches
- Les règles de traitement des e-mails pour l'adresse ( virtuelle ou adresse e‑mail interne d'employé ) à laquelle le message a été envoyé seront appliquées.
Cette logique couvre le scénario le plus courant : vous recevez des e-mails de clients et les traitez, et si un client vous écrit en utilisant une chaîne d'e-mails associée à une tâche terminée, son nouvel e-mail créera une nouvelle commande, en utilisant le script standard pour ce type de commande.
Informations utiles
- Un lien vers la tâche précédente, terminée, sera ajouté à la description de la nouvelle tâche créée. Cela vous aide à restaurer l'historique de la conversation, si nécessaire, et à retrouver les informations dont vous avez besoin.
- Si la tâche d'origine avait été créée à partir d'un e-mail envoyé à plusieurs adresses e‑mail internes d'employés, alors les règles définies pour chacune de ces adresses avaient été appliquées à cette tâche. La même logique s'applique lors du traitement des e-mails envoyés à une tâche terminée, lorsque « Créer une nouvelle tâche lors de la réponse à une tâche terminée » est activé.