Participants de la tâche
Le rôle Participant de la tâche donne à un utilisateur qui n'est pas assigné de la tâche l'accès à la tâche. La principale différence entre ce rôle et celui de l'assigné est qu'un participant n'a accès qu'à la tâche et n'est pas responsable de son exécution.
Ainsi, un participant :
- ne peut pas modifier ou supprimer une tâche ;
- ne peut pas changer le statut d'une tâche ;
- ne peut pas modifier la date d'échéance d'une tâche ;
- ne verra pas la tâche dans sa liste Boîte de réception.
Cependant,
- les participants peuvent ajouter ou retirer d'autres participants.
L'utilisation standard de ce rôle consiste à accorder l'accès à la tâche à des collègues, partenaires ou représentants d'une entreprise cliente afin qu'ils puissent suivre l'avancement de la tâche, ou pour que les personnes concernées puissent partager des conseils et des recommandations. Les participants à une tâche peuvent ajouter actions et commentaires à une tâche.
Ce rôle peut également être utilisé pour déléguer des tâches ou pour faire réaliser une tâche par une chaîne d'employés. Dans le cas d'un travail en chaîne, une tâche n'a généralement qu'un seul assigné à un moment donné, et les autres utilisateurs sont des participants. À tout moment, l'assigné actuel peut désigner le prochain employé de la chaîne comme assigné et se mettre lui-même en participant.
Comme pour les assignés, les participants à une tâche sont sélectionnés dans une liste de groupes, d'employés et de contacts.
Si un groupe d'employés est sélectionné comme participant, tous les membres du groupe auront accès à la tâche. Les nouveaux employés ajoutés au groupe obtiendront l'accès à la tâche en tant que participants.
Les employés du compte et les clients auxquels vous avez donné l'accès au compte et que vous avez liés à la tâche en tant que participants verront la tâche dans leur liste de tâches disponibles. Ils peuvent ajouter des commentaires, des fichiers et d'autres informations à la tâche en utilisant des actions. Ils peuvent également ajouter des actions à la tâche par e-mail, en utilisant la fonctionnalité décrite ci‑dessus.
Vous pouvez rapidement ajouter un employé à une tâche ou le notifier d'une mise à jour importante en utilisant @ ou + :
Note :
- Cette méthode de mention fonctionne uniquement pour les employés et uniquement dans les commentaires de tâche.
- Si l'employé n'était pas préalablement ajouté à la tâche, après l'enregistrement du commentaire contenant la mention, Planfix l'ajoutera à la tâche en tant que participant.
- Dans abonnements, vous pouvez configurer une règle de notification distincte pour les commentaires contenant de telles mentions :
Astuce
- Vous pouvez utiliser la liste Participants par défaut du projet dans la fiche du projet pour éviter d'ajouter des participants à chaque tâche individuelle dans un projet.
Contacts avec accès Base
Si un contact externe disposant d'un accès Base à votre compte Planfix a un rôle dans une tâche (attribueur ou assigné), il pourra travailler sur la tâche par e-mail ou depuis son Tableau de bord du client. Leurs réponses aux notifications par e-mail de Planfix seront ajoutées à la tâche en tant qu'actions. Les fichiers joints à ces e-mails seront ajoutés à la tâche. Cela permet d'organiser le travail avec des freelances externes ou des clients. Ils communiqueront avec vous par e-mail, et vous pourrez suivre le travail sur la tâche dans le fil d'actions.
Important : Si vous ajoutez un contact externe comme participant lors de la création ou de la modification d'une tâche, il ne recevra pas de notifications par e-mail à ce sujet. Cela vous permet de lier des contacts externes à des fins de suivi (par exemple, pour les sélectionner comme participant dans filtres, reports, ou dans le Planificateur Planfix) sans craindre que les contacts soient informés de leur lien. Toutefois, si vous ajoutez une action à la tâche et que vous sélectionnez ce participant dans la section « Notifier », il recevra une notification par e-mail au sujet de l'action.