Utilisateurs externes
Les utilisateurs externes sont créés dans Planfix en tant que contacts. Les contacts disposent de deux types d'accès :
- Basic — accès limité via le tableau de bord client.
- Advanced — accès complet à Planfix avec certaines limitations par rapport à un employé.
Veuillez noter : vous pouvez travailler avec des clients ou des freelances dans Planfix par e-mail , sans leur fournir d'accès au système. Ils recevront des e-mails contenant vos commentaires, et leurs réponses à ces e-mails seront transformées en actions dans l'interface Planfix. Ils disposeront également d'un Tableau de bord du client automatiquement disponible pour eux.
Si vous préférez leur donner accès au système afin qu'ils puissent se connecter à Planfix et travailler dans l'interface web, procédez ainsi :
- Dans la section Contacts , sélectionnez ou créez le type de contact requis : Company ou Contact (individu)
- Si c'est une Company, créez en outre un Contact pour celle-ci. Ce contact est la personne qui disposera de l'accès Advanced à Planfix. Il est techniquement possible d'accorder l'accès à une Company, mais une entreprise peut avoir plusieurs contacts. Pour cette raison, il est généralement préférable d'accorder l'accès au niveau du contact.
- Allez sur la fiche du contact et cliquez sur Edit.
- Le bloc Settings and guest access to Planfix contient l'option Advanced Planfix access
- Activez cette option, et le client recevra une invitation avec un lien d'activation.
- En suivant ce lien, le client atteindra la page d'autorisation, où il devra définir un mot de passe pour accéder à Planfix. Pour les connexions ultérieures, l'utilisateur externe saisit son e-mail comme identifiant sur la page de compte et utilise le mot de passe défini lors de la première autorisation.
- Si le mot de passe est perdu, il peut être récupéré via le lien Forgot password situé sous le formulaire d'autorisation sur la page de compte.
- Remarque : Les utilisateurs externes ne peuvent pas définir leur propre identifiant de connexion ; ce paramètre est disponible uniquement pour les employés.
Contact externe travaillant dans Planfix
- Lorsque le client suit le lien et crée son compte, il ne verra que les projets où son entreprise est la counterparty , et les projets contenant des tâches auxquelles il a accès . Assurez-vous que la contrepartie est liée au bon projet.
- Dans ces projets, le client attribuera des tâches au project client-manager du projet ou à leur supervisor . Assurez-vous que le bon responsable est affecté à la fiche du projet.
- Si le client n'est ajouté à aucune tâche, il ne les verra pas dans la liste des tâches du projet. Vous pouvez ajouter le client à des tâches spécifiques selon les besoins ; le client verra alors les conversations et autres actions dans ces tâches.
- Si le client (et son entreprise en tant que counterparty) n'est impliqué dans aucune tâche ni projet, alors lorsqu'il crée une tâche, le projet ne sera pas spécifié. S'il est impliqué, et que le projet n'est pas explicitement indiqué dans le modèle ou le filtre, alors lorsque le client crée une tâche, le système ajoutera automatiquement le premier projet disponible à celle-ci.
Ce système vous permet de configurer le niveau de communication avec les clients qui vous convient :
- avec l'approche traditionnelle, le client communique uniquement avec le chef de projet, qui définit les tâches pour les employés sur la base des informations du client et suit l'exécution des tâches
- pour les clients que vous connaissez bien et en qui vous avez confiance, vous pouvez les ajouter comme co-assignés ou participants dans les tâches du projet, leur permettant de tout voir dans ces tâches.
Important
- Ne nommez pas le client en tant qu' Auditor d'un projet ou d'une tâche, car un auditor a un accès complet à toutes les tâches du projet, y compris la possibilité de les fermer ou de les supprimer, etc.
- Vous pouvez gérer la visibilité des commentaires pour un utilisateur externe dans les tâches qui lui sont accessibles.
- Vous pouvez fournir un accès automatique aux clients aux tâches de leur entreprise .
Informations utiles
- Commentaires cachés (privés) — les commentaires masqués sont utiles pour les tâches où des clients sont liés
- Liste des restrictions pour l'accès des utilisateurs externes à Planfix
- Tableau de bord du client
- Accès du contact aux tâches de son entreprise
Veuillez noter
Seuls certains employés peuvent accorder l'accès Planfix aux clients (employés ayant les droits d'administrateur et les employés qui ont cette option cochée dans leur fiche) :
