Travailler avec des clients par e-mail
Si vous ne souhaitez pas donner accès au client à votre compte Planfix, ou si votre client ne veut pas travailler dans un nouveau système, vous pouvez travailler avec lui/elle par e-mail :
- Créez un nouveau contact dans la section Contacts
- Indiquez le nom et l'e-mail
- Activez la case à cocher Afficher dans la liste pour choisir les participants à la tâche :
Cela permettra d'ajouter le client aux tâches nécessaires en tant qu'assigné (Assignee) ou participant (Participant), mais le client n'obtiendra pas d'accès à Planfix.
Important : si le client vous écrit un message qui devient une tâche dans Planfix , sa fiche de contact est créée automatiquement ; vous pouvez ignorer cette étape et simplement communiquer dans la tâche.
Travail sur les tâches
S'il est nécessaire de convenir d'une question avec le client ou de l'informer des résultats :
- Ajoutez une nouvelle action à la tâche à laquelle ce client est connecté
- Rédigez un commentaire adressé au client
- Ajoutez (si nécessaire) les fichiers que vous souhaitez partager
- Sélectionnez-le/la dans le bloc Notifier à propos de ceci
- Enregistrez l'action
Le client recevra un message avec vos informations à l'adresse e-mail que vous avez ajoutée sur sa fiche dans Planfix. La réponse du client à ce message sera ajoutée à la tâche comme nouvelle action.
Quelles informations le client reçoit-il ?
- En général, le client reçoit des messages uniquement au sujet des actions pour lesquelles il/elle est sélectionné(e) dans le bloc "Notifier à propos de ceci". Par conséquent, vous pouvez contrôler la visibilité pour le client des actions effectuées sur la tâche, y compris la possibilité de correspondre librement avec des collègues au sein de la tâche sans en informer le client — il/elle ne recevra aucun message à ce sujet.
- Faites attention lorsque vous répondez aux messages Planfix par e-mail : votre réponse sera envoyée à tous les destinataires de l'e-mail auquel vous répondez, donc si l'un des destinataires était un client, il/elle recevra également votre réponse. Vous pouvez empêcher les clients de recevoir des réponses à de tels messages en configurant l'option Ne pas envoyer aux contacts des notifications par e-mail concernant les actions ajoutées par d'autres participants.
- Les notifications système (concernant le changement de Statut de la tâche, l'ajout/sélection des assignés, etc.) ne sont pas envoyées au client.
- Le client, qui crée une tâche en écrivant un message à l'adresse interne de l'employé, NE reçoit PAS de message automatique concernant son acceptation ou son retard.
De plus
Les clients avec lesquels vous communiquez via Planfix reçoivent un accès gratuit à un Tableau de bord du client. Là, les clients sans accès étendu au système peuvent consulter toute la correspondance relative à leurs demandes.
Important
Nous déconseillons d'utiliser la même adresse e-mail pour plusieurs contacts. Le système ne sera pas en mesure de déterminer à quel contact envoyer le message et l'enverra au premier qu'il trouve. Il est préférable d'attribuer une adresse e-mail distincte à chaque contact pour éviter les conflits.