Modes de liaison de compte et limitations
Les administrateurs de compte peuvent gérer les paramètres de lien de compte : ils peuvent restreindre les liens de compte et réguler la liste des comptes de confiance (comptes pour lesquels les liens vers les contacts sont créés automatiquement).
Limitation des liens de compte
Par défaut, les utilisateurs peuvent établir des liens sortants depuis leur compte vers n’importe quel autre compte. Par exemple, un employé peut établir un lien depuis son profil dans un compte vers un autre compte qu’il considère comme son compte principal, où il prévoit de travailler. Cela transmettra les informations disponibles pour l’employé dans le compte courant (y compris les tâches et les commentaires auxquels l’employé a accès) vers son compte principal.
L’établissement d’un lien de contact fonctionne de la même manière : créez un contact et renseignez une adresse e-mail interne d’un autre compte comme son adresse e-mail, et vous créerez un lien. Le contact pourra traiter les tâches et les commentaires qui lui sont adressés dans son compte principal.
Les administrateurs peuvent limiter la création de liens sortants pour les employés et les contacts. Pour cela, ils doivent aller dans Gestion du compte — Comptes liés et sélectionner Une connexion ne peut être faite qu’avec les comptes Planfix listés.
Un champ apparaîtra où ils pourront saisir une liste de comptes avec lesquels les liens sont autorisés. Par défaut, le champ ne contient aucune valeur, ce qui équivaut à ne pas autoriser de liens sortants avec d’autres comptes.
Pour autoriser l’établissement d’un lien avec un compte spécifique, il faut ajouter le nom du compte dans ce champ :
Si un utilisateur tente d’établir un lien avec un compte qui ne figure pas dans cette liste, il recevra un message indiquant que cette action est interdite.
Comptes de confiance
La liste des comptes de confiance est utilisée pour créer automatiquement des liens entrants avec les contacts provenant de comptes spécifiques.
Par défaut, cette liste est vide. Cela signifie qu’aucun lien automatique depuis d’autres comptes vers ce compte ne sera établi. Si un e‑mail envoyé depuis Planfix vers une adresse e‑mail ordinaire est transféré vers une adresse e-mail interne de ce compte, le travail effectué sur la tâche se fera par e‑mail, mais pas via un lien de compte.
Dans les cas où le travail se fait entre des comptes étroitement liés — par exemple, plusieurs comptes d’un groupe ou les comptes d’un client et d’un prestataire — ces comptes peuvent être ajoutés à la liste des comptes de confiance. Un lien automatique est créé pour les comptes de confiance dans la situation décrite ci‑dessus, lorsqu’un e‑mail est transféré vers une adresse e‑mail interne Planfix. Tout travail ultérieur se fera directement, via le lien de compte, en évitant la nécessité d’envoyer des tâches et des actions par e‑mail.
Afin de garantir que l’interaction entre les utilisateurs de deux comptes soit commode pour les deux parties, les deux comptes devraient mettre à jour leur liste des comptes de confiance.