Protection contre la duplication des contacts
Les doublons contacts sont un problème courant dans les systèmes CRM : plusieurs fiches de contact avec des informations qui se chevauchent et qui correspondent à la même personne ou entreprise.
Planfix utilise plusieurs mécanismes pour se protéger contre les doublons de contacts :
- Unicité par adresse e-mail
- Vérification d'unicité par nom
- Vérification d'unicité par numéro de téléphone
Unicité par adresse e-mail
Planfix n'autorise pas les utilisateurs à ajouter des contacts ou des entreprises avec des adresses e-mail déjà utilisées dans le compte. Ce mécanisme prend en compte les adresses e-mail des employés ainsi que les adresses e-mail des contacts et des entreprises. Si un utilisateur tente de créer un contact avec une adresse e-mail déjà utilisée dans Planfix, le système renverra le message suivant :
Vérification d'unicité par nom
Lorsque l'utilisateur saisit le prénom et le nom d'un nouveau contact, Planfix recherche en tâche de fond les contacts existants portant le même nom. Si une correspondance est trouvée, un indicateur avec un lien vers ce contact apparaît :
En cliquant sur ce lien, les informations du contact correspondant s'affichent, et l'utilisateur peut décider s'il souhaite malgré tout ajouter le nouveau contact.
La vérification du prénom et du nom fonctionne comme suit :
- Si vous saisissez uniquement un prénom pour un nouveau contact et laissez le champ « Nom » vide, Planfix recherchera une correspondance basée sur des parties de mot.
- Exemple : disons que vous essayez d'ajouter un nouveau contact avec le prénom Max, et qu'il existe déjà dans le système un contact nommé Max Jones. Planfix retournera Max Jones comme correspondance.
- Si vous saisissez le nom mais laissez le champ prénom vide, le système recherchera une correspondance exacte.
- Exemple : disons que vous essayez d'ajouter un nouveau contact avec le nom Thompson, et qu'il existe déjà dans le système un contact nommé Natalie Thompson. Planfix ne considérera pas Natalie Thompson comme une correspondance ;
- Si les champs prénom et nom sont tous deux remplis, les deux champs seront utilisés pour rechercher un doublon potentiel. La recherche sur le prénom se fera sur des parties de mot, et la recherche sur le nom se fera sur une correspondance exacte.
- Exemple : disons que vous essayez d'ajouter un nouveau contact nommé Max Smith, et qu'il existe un contact nommé Max Jones dans le système. Planfix retournera Max Jones comme correspondance.
- Exemple : disons que vous essayez d'ajouter un nouveau contact nommé Jane Thompson, et qu'il existe un contact nommé Natalie Thompson dans le système. Planfix ne considérera pas cela comme une correspondance.
Vérification d'unicité par numéro de téléphone
Comme pour les noms, lorsque vous saisissez un numéro de téléphone, Planfix recherche en tâche de fond les correspondances dans les contacts existants. Si une correspondance est trouvée, un lien vers le contact existant est fourni :
En cliquant sur ce lien, les informations du contact correspondant s'affichent, et l'utilisateur peut décider s'il souhaite malgré tout ajouter le nouveau contact.
Important
- Planfix n'autorise pas les utilisateurs à ajouter des contacts avec des adresses e-mail déjà présentes dans le système. Cela s'explique par le fait que les adresses e-mail peuvent être utilisées pour communiquer avec les contacts et pour accéder à Planfix. Exception : lorsque importing contacts avec l'option Treat all contacts as new activée, le système ne vérifie pas les correspondances dans la base de contacts existante.
- Dans tous les autres cas, s'il y a une correspondance sur le nom, le numéro de téléphone ou tout autre champ, le système vous avertira d'un risque de duplication mais laissera la décision finale à l'utilisateur.
- Les contacts en doublon dans Planfix peuvent être fusionnés. Lors de la fusion, les données relatives aux contacts fusionnés et accumulées dans le système seront également fusionnées.