Recevoir des e-mails Gmail dans Planfix
Pour recevoir dans Planfix les e-mails envoyés à votre adresse Gmail, et pouvoir y répondre et les traiter comme des tasks :
- Créez une virtual email address dans Planfix
- Configurez le transfert depuis votre adresse Gmail personnelle vers l'adresse virtuelle.
Configuration du transfert des e-mails Gmail vers Planfix
1. Connectez-vous à votre compte Gmail.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage en haut à droite et sélectionnez « Paramètres ».
3. Ouvrez l'onglet « Transfert et POP/IMAP » et allez à la section Transfert. Cliquez sur le bouton « Ajouter une adresse de transfert ».
4. Saisissez l'adresse e-mail virtuelle Planfix vers laquelle vous souhaitez transférer vos e-mails. Cliquez sur « Suivant », puis « Continuer », puis « OK ».
5. Un e-mail sera envoyé à votre adresse e-mail virtuelle Planfix pour confirmer vos paramètres de transfert. Cet e-mail sera automatiquement transformé en tâche portant le nom « [numéro unique] Confirmation du transfert Gmail - réception du courrier... ». Trouvez cette tâche dans votre liste de tâches et cliquez sur le lien dans la description.
6. Retournez dans Gmail, ou actualisez la page si elle est toujours ouverte. Ouvrez l'onglet « Transfert et POP/IMAP » et allez à la section Transfert. Sélectionnez « Transférer une copie des messages entrants ». Puis cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page.
Important
Les e-mails envoyés dans votre dossier Spam ne seront pas transférés vers Planfix.
Après cela, tous les e-mails que vous recevez dans votre boîte de réception Gmail et qui ne sont pas marqués comme spam seront redirigés vers Planfix et transformés en tâches. De plus :
- le sujet de l'e-mail deviendra le nom de la tâche ;
- le corps de l'e-mail deviendra la description de la tâche ;
- les fichiers joints à l'e-mail seront ajoutés à la tâche ;
- les commentaires ajoutés à la tâche qui notifient le contact externe ayant envoyé l'e-mail d'origine seront envoyés au contact sous forme d'e-mails classiques.
E-mails sortants
- Comme Planfix n'est pas un client de messagerie traditionnel, il gère séparément l'envoi et la réception des e-mails. Vous pouvez gérer depuis quelle boîte les réponses seront envoyées lorsque vous répondez aux e-mails depuis Planfix. Par défaut, les e-mails sont envoyés depuis l' employé's internal Planfix email address. Vous pouvez configurer l'envoi d'e-mails depuis Planfix via Gmail.
Informations utiles
- Des préférences supplémentaires pour les tâches créées à partir d'e-mails peuvent être configurées à l'aide des rules for creating tasks from emails.