Signature automatique dans les notifications
Planfix vous permet d'ajouter une signature aux messages adressés à des contacts externes. Il existe quatre types de signatures, qui couvrent un grand nombre de cas d'utilisation :
- Signature personnelle d'un employé, configurable dans sa fiche
- Signature personnelle d'un employé au niveau des adresses e-mail externes
- Signature de groupe pour les employés, configurable au niveau du compte
- Signature personnelle d'un employé, configurable pour chacune de ses adresses externes
Signature personnelle d'un employé, configurable dans sa fiche
Dans la fiche de l'employé, en mode Édition, il y a une option case à cocher Ajouter la signature aux notifications pour contacts externes sous le groupe extensible E-mail. Lorsque vous cochez la case, un bloc de texte apparaît où vous pouvez ajouter votre signature habituelle :
Cette signature est utilisée dans les cas suivants :
- Lorsque des notifications pour contacts externes sont envoyées depuis l'e-mail interne Planfix d'un employé — c'est-à-dire lorsqu'une adresse e-mail externe n'est pas utilisée.
- Si des notifications pour contacts externes sont envoyées depuis une adresse e-mail externe (personnelle ou d'entreprise) mais qu'aucune signature n'est définie au niveau de l'adresse (voir ci‑dessous).
Signature personnelle d'un employé au niveau des adresses e-mail externes
Planfix permet aux employés d'ajouter une ou plusieurs adresses e-mail externes qu'ils peuvent utiliser pour envoyer des e-mails aux contacts externes, en fonction du projet ou d'autres conditions. Chacune de ces adresses e-mail peut avoir sa propre signature :
Ces signatures seront utilisées uniquement lors de l'envoi de notifications depuis ces adresses e-mail.
Signature de groupe pour les employés, configurable au niveau du compte
Parfois, certains employés d'un même compte doivent interagir avec des personnes externes à Planfix en utilisant une adresse e-mail unique. Une signature générale est ajoutée pour ces employés. Cette approche est souvent utilisée pour organiser le travail d'une équipe de support. Les clients traitent avec des techniciens anonymes et ne sont pas rattachés à un employé spécifique.
Dans ce cas, si des notifications sont envoyées aux contacts externes en utilisant une adresse e-mail Planfix, la signature pour ces e-mails peut être définie dans Gestion du compte / E-mail / Messages sortants / Signature dans les notifications:
- Si des signatures sont définies à la fois au niveau du compte et dans la fiche d'un utilisateur spécifique, les paramètres au niveau de l'utilisateur seront appliqués (premier scénario de la rubrique d'aide). Cela permet d'utiliser une signature générale pour un groupe d'employés dans un compte (en la définissant au niveau du compte) et des signatures personnelles pour un autre groupe d'employés (en les définissant dans les fiches personnelles des employés).
- Notez qu'une signature automatique configurée au niveau du compte sera ajoutée à un e-mail si la case à cocher Ajouter la signature aux notifications pour contacts externes est sélectionnée dans le modèle d'e-mail.
Signature personnelle d'un employé, configurable pour chacune de ses adresses externes
Si, dans la situation décrite ci‑dessus, vous devez envoyer des notifications par e-mail depuis des adresses e-mail d'entreprise externes, vous pouvez ajouter les signatures dans les paramètres de chaque adresse e-mail :
Ces signatures seront utilisées uniquement lors de l'envoi de notifications depuis ces adresses e-mail.
Images dans les signatures
Pour ajouter une image ou un logo à une signature, vous devez ouvrir l'image en domaine public dans un nouvel onglet du navigateur et la glisser dans votre signature en mode édition. L'image sera insérée comme un lien vers la ressource tierce, elle doit donc être une image en domaine public.
Important
- Seuls les comptes payants et premium peuvent utiliser les signatures automatiques. Les utilisateurs du plan gratuit ne peuvent pas les utiliser.
- Ces fonctionnalités seront disponibles pour les nouveaux comptes Planfix pendant les périodes d'essai afin que les nouveaux utilisateurs puissent les tester. Si un compte passe au plan gratuit après sa période d'essai, les e-mails seront envoyés sans signatures.