Synchronisation avec le calendrier Microsoft Outlook
Planfix propose une intégration avec Microsoft Outlook Calendar
Configuration
Dans un calendrier précréé Planificateur Planfix, cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez « Paramètres » :
Dans la fenêtre qui s'affiche, allez dans « Intégrations » et cliquez sur le bouton « Lier » :
Ensuite, cliquez sur le bouton « Accepter » dans la fenêtre contextuelle où vous autorisez Planfix à gérer les événements dans votre Outlook Calendar :
Les employés peuvent synchroniser leurs tâches depuis le calendrier partagé Planfix avec leur calendrier Outlook personnel. Pour que cela soit possible :
- Le calendrier doit avoir la condition : « Assigné » = Moi.
- Comme montré dans les images ci‑dessus, chaque employé doit individuellement activer la synchronisation du calendrier entre Planfix et son calendrier Outlook.
Utilisation de la synchronisation
Dès que la connexion est établie, Planfix ajoute les tâches au calendrier Outlook, qui reflète les événements dans Planfix. Cela s'applique également aux modifications des dates d'échéance et des durées des tâches/événements. Les nouveaux événements apparaissent dans le calendrier Outlook presque instantanément. Lors du lien d'un calendrier Outlook, jusqu'à 300 événements sont synchronisés simultanément. Les événements de la semaine à venir sont envoyés une fois par jour, à condition que les conditions suivantes soient remplies : Aucune modification n'a été apportée à ces événements dans Planfix. Il y avait plus de 300 événements la semaine précédente. Les tâches créées dans le calendrier Outlook seront créées dans Planfix avec les paramètres spécifiés dans la liste du Planificateur Planfix synchronisée :
Important
- Après avoir activé la synchronisation avec Outlook Calendar, ne modifiez pas les paramètres dans l'onglet « Paramètres du calendrier » de Planfix. Si vous le faites, un nouveau calendrier sera créé dans Outlook Calendar, car les tâches ne seront plus synchronisées correctement avec l'ancien. Pour éviter cela, configurez le calendrier Planfix une fois, activez la synchronisation et ne changez pas les paramètres par la suite.
- Lors de la synchronisation avec Planfix, un calendrier séparé est ajouté à Outlook Calendar. Par conséquent, les événements doivent être ajoutés à ce calendrier dédié et non au calendrier par défaut.
- Chaque liste du Planificateur Planfix peut avoir un calendrier correspondant dans Outlook.
- Vous pouvez sélectionner le calendrier à chaque création d'événement :
Remarques
- L'export est effectué vers un seul compte Microsoft.
- Si une tâche est supprimée du calendrier Outlook, elle est également supprimée dans Planfix. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes payants et premium.
- Outlook Calendar fixe des limites au nombre d'opérations de synchronisation. Si ces limites sont dépassées, la synchronisation est automatiquement désactivée pour le filtre ayant causé le problème.
- Les rappels ne sont pas synchronisés entre Planfix et Outlook Calendar.
- La personne configurant l'intégration est l'attribueur de toutes les tâches générées depuis le calendrier, quel que soit l'email utilisé pour l'intégration.
- Les modifications des titres de tâches dans le calendrier Outlook sont transférées vers Planfix. Cependant, cette règle ne s'applique pas aux tâches créées au sein d'un projet, car Outlook Calendar ne prend pas en charge les tâches liées aux projets :
- Les règles de transfert des heures suivantes s'appliquent lors de la synchronisation avec Outlook Calendar :
- Si vous utilisez le mode Calendrier complet, les dates de tâche et de tag de données seront transférées, créant deux événements dans Outlook Calendar.
- Si vous utilisez le mode Calendrier horaire, seules les dates du tag de données seront transférées, ce qui donne un seul événement dans Outlook Calendar.