Як додати до завдання зовнішній лист?

У кожного Завдання Planfix є власна віртуальна адреса e-mail вигляду:

• task+123@акаунт.planfix.ua
• task.123@акаунт.planfix.ua

де:

• 123 — це Номер завдання;
• акаунт — ім'я акаунта в Planfix.

Лист, відправлений на цю адресу, буде доданий до завдання у вигляді дії. При цьому:

• Текст листа додається до завдання в якості нового коментаря.
• Файли, прикріплені до листа, додаються до цього завдання тією ж дією, що й коментар.
• Тема листа відображається в коментарі.
• Всі виконавці завдання отримають повідомлення про додавання нової дії.

Важливо

Раніше діяло правило: адреса, з якої відправляється лист, повинна належати співробітнику або контакту, які мають доступ до цього завдання.

Зараз такого обмеження немає.

Якщо лист прийде з e-mail, якого немає в вашому акаунті:

• Автоматично буде створений контакт з таким e-mail і ім'ям відправника відповіді.
• Цей контакт буде доданий учасником завдання.
• Від його імені створиться дія, що містить текст відповіді.

Якщо такий контакт в системі вже є, але до завдання він підключений не був — відбудеться його додавання до завдання в якості учасника.

Зверніть увагу

Завжди звертайте увагу на те, з якої адреси ви відправляєте листи в Planfix. Якщо адреса буде незнайома Planfix, то він — незалежно від наявності в завданні учасника з вашим ім'ям, але іншим e-mail — створить для вас новий контакт і підключить його до завдання. Наявність в завданні двох учасників з однаковими іменами напевно здивує ваших колег.

Зручно

Швидко скопіювати в буфер e-mail адресу завдання можна, клацнувши на її назву:

Додаткові опції

• Якщо номер потрібного завдання вам не відомий, ви можете відправити лист на адресу task+@акаунт.planfix.ua (тобто, з плюсом, але без номера завдання) і додати в тему листа мітку #текст, де «текст» — це частина назви завдання. Planfix виконає пошук завдання за цим текстом і додасть лист дією в перше знайдене завдання. Якщо не буде знайдено жодного завдання, назва якого містила б цей текст, лист додасться у вигляді нового завдання.

• За замовчуванням, про нову дію будуть повідомлені всі виконавці завдання і його постановник, якщо він співробітник, а не зовнішній контакт. Якщо додати в тему пересиланого листа мітку @nonotify, то повідомлень про нову дію розсилатися не буде.

• Додавати листи в завдання можна і за допомогою правил.

Приклади використання

Адреса	Тема	На виході отримаємо
task+4568@test.planfix.ua	FW: Доповнення до замовлення	В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; про неї будуть повідомлені всі учасники завдання.
task+@test.planfix.ua	FW: Доповнення до замовлення #окрс	Буде знайдено перше завдання, що містить в назві буквосполучення “окрс”; в нього буде додано дію; про неї будуть повідомлені всі учасники завдання.
task+4568@test.planfix.ua	FW: Доповнення до замовлення @nonotify	В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть.
task+4568@test.planfix.ua	FW: Доповнення до замовлення #окрс @nonotify	В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть. Мітка #окрс буде ігнорована, т.к. вказано номер завдання.

Правила обробки вхідних повідомлень, що надходять в завдання

Для більш гнучкого керування додаваними в завдання діями з пошти, ви можете налаштувати правила обробки листів, що надходять в завдання.

Корисні посилання

• Додаємо зовнішні листи в завдання Planfix

Перейти

• Як додати коментар за допомогою e-mail?
• Робота в Planfix за допомогою e-mail
• Рекомендації щодо роботи з зовнішньою поштою