Как добавить в задачу внешнее письмо?
У каждой задачи ПланФикса есть собственный виртуальный адрес e-mail вида:
- task+123@аккаунт.planfix.ru
- 'task.123@аккаунт.planfix.ru
где:
- 123 — это номер задачи;
- аккаунт — имя аккаунта в ПланФиксе.
Письмо, отправленное на этот адрес, будет добавлено в задачу в виде действия. При этом:
- Текст письма добавится в задачу в качестве нового комментария.
- Приложенные к письму файлы добавятся в эту задачу тем же действием, что и комментарий.
- Тема письма будет проигнорирована. Если тема не совпадает с названием задачи, она отобразится в комментарии.
- Все исполнители задачи получат уведомление о добавлении нового действия.
Важно
Ранее действовало правило: адрес, с которого отправляется письмо, должен принадлежать сотруднику или контакту, у которых есть доступ к этой задаче.
Сейчас такого ограничения нет.
Если письмо придёт с e-mail, которого нет в вашем аккаунте:
- Будет автоматически создан контакт с таким e-mail и именем отправителя ответа.
- Этот контакт будет добавлен участником задачи.
- От его имени создастся действие, содержащее текст ответа.
Если такой контакт в системе уже есть, но к задаче он подключен не был — произойдет его добавление в задачу в качестве участника.
Обратите внимание
Всегда обращайте внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он — вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим e-mail — создаст для вас новый контакт и подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.
Удобно
Быстро скопировать в буфер e-mail адрес задачи можно, кликнув на её название:
Дополнительные опции
- Если номер нужной задачи вам не известен, вы можете послать письмо на адрес task+@аккаунт.planfix.ru (то есть, с плюсом, но без номера задачи) и добавить в тему письма метку #текст, где «текст» — это часть названия задачи. ПланФикс выполнит поиск задачи по этому тексту и добавит письмо действием в первую найденную задачу. Если не будет найдено ни одной задачи, название которой содержало бы этот текст, письмо добавится в виде новой задачи.
- По умолчанию, о новом действии будут уведомлены все исполнители задачи и её постановщик, если он сотрудник, а не внешний контакт. Если добавить в тему пересылаемого письма метку @nonotify, то уведомлений о новом действии рассылаться не будет.
- Добавлять письма в задачи можно и при помощи правил.
Примеры использования
| Адрес | Тема | На выходе получим |
| task+4568@test.planfix.ru | FW: Дополнение к заказу | В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи. |
| task+@test.planfix.ru | FW: Дополнение к заказу #окрс | Будет найдена первая задача, содержащая в названии буквосочетание “окрс”; в нее будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи. |
| task+4568@test.planfix.ru | FW: Дополнение к заказу @nonotify | В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. |
| task+4568@test.planfix.ru | FW: Дополнение к заказу #окрс @nonotify | В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. Метка #окрс будет проигнорирована, т.к. указан номер задачи. |
Правила обработки входящих сообщений, приходящих в задачу
Для более гибкого управления добавляемыми в задачу действиями из почты, вы можете настроить правила обработки писем, поступающих в задачу.
Полезные ссылки