Sincronizarea cu calendarul Microsoft Outlook
Planfix oferă o integrare cu Calendarul Microsoft Outlook
Configurare
Într-un calendar predefinit Planificator, faceți clic pe cele trei puncte pentru a deschide meniul derulant și selectați „Setări”:
În fereastra care apare, mergeți la „Integrări” și faceți clic pe butonul „Conectare”:
Apoi, faceți clic pe butonul „Acceptă” în fereastra pop-up în care permiteți Planfix să gestioneze evenimentele din Calendarul Outlook:
Angajații pot sincroniza sarcinile lor din calendarul partajat Planfix cu Calendarul lor personal Outlook. Pentru ca acest lucru să fie posibil:
- Calendarul trebuie să aibă condiția: „Responsabil” = Eu.
- După cum se arată în imaginile de mai sus, fiecare angajat trebuie să activeze individual sincronizarea calendarului între Planfix și calendarul său Outlook.
Utilizarea sincronizării
De îndată ce conexiunea este stabilită, Planfix adaugă sarcini în Calendarul Outlook, care reflectă evenimentele din Planfix. Aceasta se aplică, de asemenea, modificărilor în termenele limită și duratele sarcinilor/evenimentelor. Evenimentele noi apar în Calendarul Outlook aproape instantaneu. La conectarea unui calendar Outlook, sunt sincronizate simultan până la 300 de evenimente. Evenimentele pentru săptămâna următoare sunt trimise o dată pe zi, cu condiția ca următoarele să fie îndeplinite: Nu au fost făcute modificări asupra lor în Planfix. Au existat mai mult de 300 de evenimente în săptămâna precedentă. Sarcinile create în Calendarul Outlook vor fi create în Planfix cu parametrii specificați în lista sincronizată a Planificatorului:
Important
- După ce ați activat sincronizarea cu Calendarul Outlook, nu modificați setările din fila „Setări calendar” din Planfix. Dacă faceți acest lucru, va fi creat un calendar nou în Calendarul Outlook, deoarece sarcinile nu vor mai fi sincronizate corect cu cel vechi. Pentru a evita acest lucru, configurați calendarul Planfix o singură dată, activați sincronizarea și nu schimbați setările ulterior.
- La sincronizarea cu Planfix, se adaugă un calendar separat în Calendarul Outlook. Prin urmare, evenimentele trebuie adăugate în acest calendar dedicat, nu în cel implicit.
- Fiecare listă a Planificatorului din Planfix poate avea un calendar corespunzător în Outlook.
- Puteți selecta calendarul de fiecare dată când creați un eveniment:
Notă
- Exportul se realizează către un singur cont Microsoft.
- Dacă o sarcină este ștearsă din Calendarul Outlook, aceasta este ștearsă și în Planfix. Această funcție este disponibilă doar pentru conturile plătite și premium.
- Calendarul Outlook impune limite pentru numărul de operațiuni de sincronizare. Dacă aceste limite sunt depășite, sincronizarea este dezactivată automat pentru filtrul care a cauzat problema.
- Mementourile nu sunt sincronizate între Planfix și Calendarul Outlook.
- Persoana care configurează integrarea este persoana care atribuie toate sarcinile generate din calendar, indiferent de adresa de email folosită pentru integrare.
- Modificările titlurilor sarcinilor în calendarul Outlook sunt transferate în Planfix. Totuși, această regulă nu se aplică sarcinilor create în cadrul unui proiect, deoarece Calendarul Outlook nu acceptă sarcinile legate de proiect:
- Se aplică următoarele reguli de transfer al timpului la sincronizarea cu Calendarul Outlook:
- Dacă utilizați modul Calendar complet, datele sarcinii și ale Etichetei de date vor fi transferate, creând două evenimente în Calendarul Outlook.
- Dacă utilizați modul Calendar orar, vor fi transferate doar datele Etichetei de date, rezultând un singur eveniment în Calendarul Outlook.