Ochrona przed duplikacją kontaktów
Duplikaty contacts to kontakty mające w Planfix kilka kart. Powoduje to nakładanie się informacji dotyczących tej samej osoby lub firmy. To częsty problem w systemach CRM. Planfix stosuje kilka mechanizmów zapobiegających tworzeniu duplikatów kontaktów.
Unikalność według adresu e-mail
Planfix nie pozwala użytkownikom dodawać kontaktów ani firm z adresami e-mail, które już są używane w koncie. Mechanizm ten uwzględnia adresy e-mail pracowników oraz adresy kontaktów i firm. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć kontakt z adresem e-mail, który jest już używany w Planfix, system wyświetli następujący komunikat:
Sprawdzanie unikalności po imieniu i nazwisku
Gdy użytkownik wprowadza imię i nazwisko nowego kontaktu, Planfix w tle przeszukuje istniejące kontakty pod kątem takiej samej nazwy. Jeśli zostanie znaleziony dopasowanie, podany zostanie link do istniejącego kontaktu:
Kliknięcie tego linku pokaże informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy mimo to chce dodać nowy kontakt.
Sprawdzanie imienia i nazwiska działa w następujący sposób:
- Jeśli wprowadzisz tylko imię dla nowego kontaktu i pozostawisz pole "Last Name" puste, Planfix będzie szukać dopasowań na podstawie części wyrazów.
- Przykład: jeśli próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max, a w systemie jest kontakt Max Jones, Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Jeśli wprowadzisz nazwisko, ale pole imienia pozostawisz puste, system będzie szukać dokładnego dopasowania.
- Przykład: jeśli próbujesz dodać nowy kontakt o nazwisku Thompson, a w systemie jest już kontakt Natalie Thompson, Planfix nie uzna Natalie Thompson za dopasowanie;
- Jeśli oba pola — imię i nazwisko — są wypełnione, oba pola będą użyte do wyszukiwania potencjalnego duplikatu. Wyszukiwanie po imieniu będzie oparte na częściach wyrazów, a po nazwisku na dokładnym dopasowaniu.
- Przykład: jeśli próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max Smith, a w systemie jest kontakt Max Jones, Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Przykład: jeśli próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Jane Thompson, a w systemie jest kontakt Natalie Thompson, Planfix nie uzna tego za dopasowanie.
Sprawdzanie unikalności po numerze telefonu
Podobnie jak w przypadku nazw, gdy wprowadzisz numer telefonu, Planfix w tle przeszukuje istniejące kontakty pod kątem dopasowań. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, podany zostanie link do istniejącego kontaktu:
Kliknięcie tego linku pokaże informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy mimo to chce dodać nowy kontakt.
Ważne
- Planfix nie pozwala użytkownikom dodawać kontaktów z adresami e-mail, które już istnieją w systemie. Wynika to z faktu, że adresy e-mail mogą być używane do komunikacji z kontaktami oraz do dostępu do Planfix. Wyjątek: gdy importing contacts z włączoną opcją Treat all contacts as new, system nie sprawdza dopasowań w istniejącej bazie kontaktów.
- We wszystkich innych przypadkach, jeśli wystąpi dopasowanie po imieniu, numerze telefonu lub innym polu, system ostrzeże o potencjalnym duplikacie, ale pozostawi decyzję użytkownikowi.
- Duplikaty kontaktów w Planfix można scalić. Podczas scalania dane o scalanych kontaktach zgromadzone w systemie również zostaną połączone.