Инструкция по настройке конфигурации Учет услуг
Сразу после установки конфигурация должна быть настроена для использования в вашей компании. Для этого внимательно пройдите по всем описанным ниже шагам. Настройки должен выполнить администратор аккаунта, т.к. большая часть действий требует соответствующих прав.
Этапы настройки
- Шаг 1: Заполнение справочника «Услуги»
- Шаг 2: Корректировка формы документов
- Шаг 3: Добавление изображений печати и подписи
Шаг 1: Заполнение справочника «Услуги»
Для начала вам необходимо добавить в справочник Услуги наименования стандартных для вашей деятельности услуг.
Для этого:
- перейдите в справочник по пути Главное меню — Справочники — Услуги:
- удалите записи, которые добавлены в него по умолчанию для примера,
- добавьте записи с названиями услуг, оказываемых вашей организацией.
Примечания:
- если услуг много, распределите их внутри справочника по группам,
- вы можете добавлять в справочник не только услуги, но и товары.
Шаг 2: Корректировка формы документов
Шаблоны документов для печати счетов и актов, входящие в состав конфигурации, содержат данные условной компании. Их необходимо заменить на реальные данные вашей организации.
Для этого:
- перейдите в раздел Документы — Шаблоны документов:
- определитесь с формой счета и акта, которую вы будете использовать (в состав конфигурации входят варианты с НДС и без НДС);
- скачайте нужный файл шаблона;
- откройте его в MS Word;
- отредактируйте данные в шапке и подписи (название организации, реквизиты, ФИО руководителей, можно добавить логотип и т.п.);
- если ваша организация работает с НДС, и вы выбрали соответствующий документ, проверьте расчет НДС под табличной частью документа и вносите при необходимости коррективы в формулу;
- сохраните изменения в файле;
- загрузите новую версию файла в Шаблоны документов:
Повторите аналогичные операции для тех файлов, которые планируете использовать.
Примечания:
- В состав конфигурации входит несколько вариантов файлов для счетов и шаблонов. Откорректируйте только те из них, которые соответствуют используемому вами варианту налогообложения, а остальные удалите, чтобы упростить выбор из списка шаблонов в текущей работе. Оставшиеся документы можно для удобства назвать «Счет №» и «Акт №».
- Все документы представлены в двух вариантах, с печатью и без. Если вы планируете отправлять счета и акты в электронном виде, удобнее использовать варианты шаблонов с печатью и вносить изменения в них. Вы также можете подготовить для использования оба варианта, с печатью и без, и выбирать нужный в каждом конкретном случае.
- При редактировании будьте внимательны и не повредите содержимое ячеек, содержащих переменные ПланФикса (они заключены в двойные фигурные скобки). Если это произойдет, в итоговом документе будут отсутствовать или неверно выводиться данные.
- В случае, если файл поврежден или по какой-то причине нужно вернуться к первоначальной версии файла, зайдите в Документы — Шаблоны документов, затем в нужный шаблон и, находясь в режиме его просмотра, выберите на панели справа опцию «История версий». В появившемся списке выберите нужную версию файла и скачайте её. С файлом можно заново произвести необходимые манипуляции и загрузить в Шаблоны документов, как это описано выше.
Шаг 3: Добавление изображений печати и подписи
Это необязательный шаг, его нужно проходить только если вы планируете использовать шаблоны документов с печатью и подписью. В этом случае вам необходимо подготовить отсканированные изображения печати организации и подписи руководителя и загрузить их в ПланФикс.
Для этого:
- перейдите в раздел Управление аккаунтом — Настраиваемые поля — Общие поля:
- зайдите в поле «Печать»:
- добавьте в него файл с изображением печати вашей организации:
Затем повторите эту процедуру для общего поля «Подпись» и загрузите в него изображение подписи руководителя или ответственного лица организации, от имени которого будут подписываться документы.
Примечания:
- Для лучшего качества мы рекомендуем использовать файлы формата PNG с изображением на прозрачном фоне.
- Если вам потребуется добавить в документ дополнительные изображения, например подпись главного бухгалтера или разные подписи для разных документов, воспользуйтесь этой инструкцией.
После того, как справочник услуг настроен и шаблоны документов приведены в соответствие с реальными данными вашей организации, можно приступать к работе.