Импорт контактов
Импорт позволяет загружать в ПланФикс данные Компаний и Контактов из других источников, а также обновлять их.
Видео о том, как провести импорт контактов в ПланФикс:
Импорт контактов вызывается кнопкой на панели действий в разделе Контакты:
Окно импорта контактов состоит из трех блоков, которые подробно описаны ниже.
1. Загрузить файл с данными контактов
На этом шаге необходимо выбрать заранее подготовленный файл, содержащий данные контактов. Поддерживаются файлы форматов csv, xls, xlsx:
Полезно: Советы по подготовке файла для импорта в формате CSV
После загрузки файла открываются следующие разделы настроек импорта.
2. Настройки импорта
На этом шаге в первую очередь необходимо выбрать, что именно будет импортироваться: Контакты или Компании. Это определяется шаблоном, который можно выбрать из списка:
- Полезные советы:
- в случае, когда необходимо импортировать Компании и их Контакты, сначала нужно импортировать Компании, потом импортировать Контакты (в столбце Компания для Контакта при этом должно быть точно совпадающее название уже импортированной компании);
- если для Контакта указана несуществующая в системе Компания, в процессе импорта она будет создана автоматически;
- для пробных аккаунтов и аккаунтов, работающих по пакету Бесплатный существует ограничение на общее количество контактов в системе, поэтому импорт возможен только в рамках достижения указанных лимитов.
Далее в настройках импорта необходимо выбрать один из вариантов поведения в отношении уже существующих в системе контактов:
- Считать все контакты новыми. Выбор этого варианта приведет к тому, что в систему без дополнительных проверок будут загружены все контакты из вашего файла. Важно понимать, что при выборе этого варианта не проверяется наличие в системе контактов с аналогичными адресами email, телефонами и т.п. Поэтому его рекомендуется использовать только в ситуациях, когда вы уверены, что в системе нет контактов с аналогичными данными. Например, если вы импортируете свою базу данных контактов в пустой аккаунт ПланФикса. В противном случае выбор этой опции может привести к созданию дублей контактов, т.е. нескольких карточек контактов с полностью или частично пересекающейся информацией.
- Игнорировать существующие контакты. В этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами, чтобы предотвратить появление дублей. Если совпадение будет найдено, такой контакт в систему добавлен не будет.
- Обновлять данные существующих контактов при импорте. Это предпочтительный вариант, так как в этом случае система будет проверять каждый контакт из вашего файла на предмет совпадения его данных с уже существующими контактами и в случае, если такой контакт найден, постарается дополнить его данными из файла.
При выборе второго или третьего варианта вам потребуется дополнительно указать способ, которым система будет определять совпадение импортируемых контактов с существующими:
В этом списке представлено несколько вариантов комплексной проверки по набору полей, а также все пользовательские поля, которые могут содержать "ключ", определяющий уникальность контакта.
3. Данные для импорта
В этом блоке отображены несколько строк из вашего файла импорта. Вам необходимо произвести сопоставление столбцов в отображаемой таблице и полей контакта:
При этом:
- сопоставление происходит с полями из выбранного вами шаблона Контакта или Компании;
- в обязательном порядке необходимо выбрать столбец файла, в котором хранится имя контакта / название компании;
- если значение в первой строке столбца совпадает с названием поля контакта в ПланФиксе, сопоставление происходит автоматически - это позволяет подготовить файл определенного формата, чтобы при частом импорте не приходилось каждый раз делать сопоставление вручную
После того, как сопоставление столбцов файла с полями контакта задано, необходимо нажать на кнопку Начать импорт. В ходе импорта в информационном окне будет выдаваться информация о количестве импортированных контактов.
Полезная информация и ссылки
- При импорте в поле типа Дата и время данные должны быть представлены в формате дд-мм-гггг мм:чч. Вместо символа "-" могут использоваться символы "." (точка) или "/" (слэш). Номер дня в виде одной цифры и год в виде двух цифр на текущий момент не поддерживаются.
- Экспорт контактов и компаний. Искусство управления