Внешний пользователь
Внешним пользователем в ПланФиксе называется контакт с доступом в систему. Он работает в её интерфейсе, но имеет ограниченные возможности по сравнению с сотрудником.
Обратите внимание: вы можете работать с клиентом или фрилансером в ПланФиксе по email, не предоставляя ему доступ в систему — он будет получать на свою электронную почту письма с вашими комментариями, а его ответы на эти письма попадут в ПланФикс в виде новых действий. Также ему будет автоматически доступен Личный кабинет.
Если же вам удобнее дать ему доступ в систему, чтобы он входил в ПланФикс и работал в веб-интерфейсе, то вот как это можно сделать:
- В разделе Контакты выбираем или создаем нужный тип контакта: Компанию или Контакт (частное лицо)
- Если это Компания, то дополнительно создаем для него Контакт: человека, который будет иметь доступ в ПланФикс.
- Примечание: В принципе, можно дать доступ и для самой Компании, но у нее может быть несколько контактов, поэтому в общем случае удобнее и правильнее выдавать доступ на уровне контакта.
- Заходим в карточку контакта и нажимаем кнопку Редактировать;
- В блоке Настройки и гостевой доступ в ПланФикс находим признак Доступ в ПланФикс:
- Активируем признак, клиенту на почту уходит приглашение с активационной ссылкой.
После нажатия на активационную ссылку клиент переходит на страницу авторизации, где нужно указать адрес почты и пароль.
При повторной авторизации пользователь в поле меню авторизации вводит адрес почты и пароль. В случае, если пароль утерян, его можно восстановить, нажав на кнопку "Забыли пароль" под меню авторизации.
Обратите внимание, внешние пользователи не могут задать собственные логин, эта настройка реализована только для сотрудников.
Работа внешнего контакта в ПланФиксе
- Когда клиент пройдет по ссылке и активирует свою учетную запись, он будет видеть только те проекты, в которых его компания указана в качестве контрагента проекта, а также те, к задачам которых он имеет доступ. Проверьте, привязана ли компания контакта как контрагент к нужному проекту.
- В этих проектах клиент сможет ставить задачи клиент-менеджеру проекта или своему ответственному. Проверьте, назначен ли нужный менеджер в карточке проекта.
- При этом, если он не добавлен ни в одну из задач, он не будет их видеть в списке задач проекта. При необходимости его можно подключать к конкретным задачам, в них он будет видеть переписку и другие действия.
Такая система позволяет настроить нужный уровень общения с клиентом:
- в классическом варианте клиент общается только с менеджером проекта, который на основании поступившей от клиента информации ставит задачи сотрудникам и контролирует их выполнение;
- при близких и доверительных отношениях с клиентом, вы можете просто добавлять его в качестве соисполнителя или участника в задачи проекта, тогда он сможет общаться с сотрудниками напрямую.
Важно
- Не стоит назначать клиента аудитором проекта или задачи, так как аудитор имеет полный доступ ко всем задачам проекта, в том числе может закрывать их, удалять и т.п.
- Вы можете управлять видимостью комментариев для внешнего пользователя в доступных ему задачах.
- Вы можете предоставить автоматический доступ клиентам к задачам своей компании.
Полезная информация
- Скрытые (приватные) комментарии — удобно использовать для скрытой переписки по задаче, в которую подключен клиент.
- Список ограничений при использовании ПланФикса внешними пользователями.
- Доступ контакта к задачам своей компании
- Личный кабинет клиента
Обратите внимание
- Давать доступ клиентам в ПланФикс может только сотрудник с правами Администратора и сотрудники, у которых активирована эта опция в карточке:
