Внешний пользователь

Внешним пользователем в ПланФиксе называется контакт с расширенным доступом в систему. Он работает в её интерфейсе, но имеет ограниченные возможности по сравнению с сотрудником.

Внешние пользователи добавляются в ПланФикс в качестве контактов. У контактов бывает два вида доступа:

• Базовый — ограниченный доступ с личным кабинетом.
• Расширенный — полноценный доступ в ПланФикс с определенными ограничениями.

Обратите внимание: вы можете работать с клиентом или фрилансером в ПланФиксе по email, не предоставляя ему доступ в систему — он будет получать на свою электронную почту письма с вашими комментариями, а его ответы на эти письма попадут в ПланФикс в виде новых действий. Также ему будет автоматически доступен Личный кабинет.

Если же вам удобнее дать ему доступ в систему, чтобы он входил в ПланФикс и работал в веб-интерфейсе, то вот как это можно сделать:

• В разделе Контакты выбираем или создаем нужный тип контакта: Компанию или Контакт (частное лицо)
• Если это Компания, то дополнительно создаем для него Контакт: человека, который будет иметь расширенный доступ в ПланФикс.

Примечание: В принципе, можно дать доступ и для самой Компании, но у нее может быть несколько контактов, поэтому в общем случае удобнее и правильнее выдавать доступ на уровне контакта.

• Заходим в карточку контакта и нажимаем кнопку Редактировать;
• В блоке Настройки и гостевой доступ в ПланФикс находим признак Доступ в ПланФикс:

• Активируем признак, клиенту на почту уходит приглашение с активационной ссылкой.

Перейдя по ней, клиент попадёт на страницу авторизации, где должен задать пароль для доступа в ПланФикс. Для повторного входа в систему внешний пользователь на странице аккаунта в качестве логина вводит электронную почту и указывает пароль, заданный при первой авторизации.

В случае, если пароль утерян, его можно восстановить, по ссылке Забыли пароль. Она расположена под формой авторизации на странице аккаунта.

Примечание: Внешние пользователи не могут задать собственный логин для авторизации, эта настройка доступна только для сотрудников.

Работа внешнего контакта в ПланФиксе

• Когда клиент пройдет по ссылке и активирует свою учетную запись, он будет видеть только те проекты, в которых его компания указана в качестве контрагента проекта, а также те, к задачам которых он имеет доступ. Проверьте, привязана ли компания контакта как контрагент к нужному проекту.

• В этих проектах клиент сможет ставить задачи клиент-менеджеру проекта или своему ответственному. Проверьте, назначен ли нужный менеджер в карточке проекта.

• При этом, если он не добавлен ни в одну из задач, он не будет их видеть в списке задач проекта. При необходимости его можно подключать к конкретным задачам, в них он будет видеть переписку и другие действия.

• Если клиент (и его компания в качестве контрагента) не участвует ни в каких задачах и проектах, то при создании им задачи, проект в ней не указывается. А если участвует, и проект явно не указан в шаблоне или фильтре, то при создании задачи клиентом, система автоматически добавит в неё первый из доступных проектов.

Такая система позволяет настроить нужный уровень общения с клиентом:

• в классическом варианте клиент общается только с менеджером проекта, который на основании поступившей от клиента информации ставит задачи сотрудникам и контролирует их выполнение;
• при близких и доверительных отношениях с клиентом, вы можете просто добавлять его в качестве соисполнителя или участника в задачи проекта, тогда он сможет общаться с сотрудниками напрямую.

Важно

• Не стоит назначать клиента аудитором проекта или задачи, так как аудитор имеет полный доступ ко всем задачам проекта, в том числе может закрывать их, удалять и т.п.
• Вы можете управлять видимостью комментариев для внешнего пользователя в доступных ему задачах.
• Вы можете предоставить автоматический доступ клиентам к задачам своей компании.

Полезная информация

• Скрытые (приватные) комментарии — удобно использовать для скрытой переписки по задаче, в которую подключен клиент.
• Список ограничений при использовании ПланФикса внешними пользователями.
• Доступ контакта к задачам своей компании
• Личный кабинет клиента

Обратите внимание

• Давать доступ клиентам в ПланФикс может только сотрудник с правами Администратора и сотрудники, у которых активирована эта опция в карточке:

Перейти

• Контакты
• Описание возможностей