Как добавить в задачу внешнее письмо?

У каждой задачи ПланФикса есть собственный виртуальный адрес e-mail вида:

task+123@аккаунт.planfix.ru или task.123@аккаунт.planfix.ru

где:

• 123 это номер задачи;
• аккаунт - имя вашего аккаунта ПланФикса.

Письмо, отправленное на этот адрес, будет добавлено в задачу в виде действия. При этом:

• Текст письма добавится в задачу в качестве нового комментария.
• Приложенные к письму файлы добавятся в эту задачу тем же действием, что и комментарий.
• Тема письма будет проигнорирована. Если тема не совпадает с названием задачи, она отобразится в комментарии.
• Все исполнители задачи получат уведомление о добавлении нового действия.

Важно

Ранее действовало правило: адрес, с которого отправляется письмо, должен принадлежать сотруднику или контакту, у которых есть доступ к этой задаче.

Сейчас такого ограничения нет.

Если письмо придёт с e-mail, которого нет в вашем аккаунте:

• Будет автоматически создан контакт с таким e-mail и именем отправителя ответа.
• Этот контакт будет добавлен участником задачи.
• От его имени создастся действие, содержащее текст ответа.

Если такой контакт в системе уже есть, но к задаче он подключен не был — произойдет его добавление в задачу в качестве участника.

Обратите внимание

Всегда обращайте внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он — вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим e-mail — создаст для вас новый контакт и подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.

Удобно

Быстро скопировать в буфер e-mail адрес задачи можно, кликнув на её название:

Дополнительные опции

• Если номер нужной задачи вам не известен, вы можете послать письмо на адрес task+@аккаунт.planfix.ru (то есть, с плюсом, но без номера задачи) и добавить в тему письма метку #текст, где «текст» — это часть названия задачи.

ПланФикс выполнит поиск задачи по этому тексту и добавит письмо действием в первую найденную задачу. Если не будет найдено ни одной задачи, название которой содержало бы этот текст, письмо добавится в виде новой задачи. 

• По умолчанию, о новом действии будут уведомлены все исполнители задачи и её постановщик, если он сотрудник, а не внешний контакт. Если добавить в тему пересылаемого письма метку @nonotify, то уведомлений о новом действии рассылаться не будет.

• Добавлять письма в задачи можно и при помощи правил.

Примеры использования

Адрес	Тема	На выходе получим
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс	Будет найдена первая задача, содержащая в названии буквосочетание “окрс”; в нее будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. Метка #окрс будет проигнорирована, т.к. указан номер задачи.

Правила обработки входящих сообщений, приходящих в задачу

Для более гибкого управления добавляемыми в задачу действиями из почты, вы можете настроить правила обработки писем, поступающих в задачу.

Полезные ссылки

• Добавляем внешние письма в задачу ПланФикса

Перейти

• Как добавить действие с помощью e-mail?
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail
• Рекомендации по работе с внешней почтой