Как добавить в задачу внешнее письмо?

У каждой задачи ПланФикса есть собственный виртуальный адрес email вида:

task+123@аккаунт.planfix.ru или task.123@аккаунт.planfix.ru

где:

• 123 это номер задачи;
• аккаунт - имя вашего аккаунта ПланФикса.

Письмо, отправленное на этот адрес, будет добавлено в задачу в виде действия. При этом:

• текст письма добавится в задачу в качестве нового комментария;
• приложенные к письму файлы добавятся в эту задачу тем же действием, что и комментарий;
• тема письма будет проигнорирована;
• все исполнители задачи получат уведомление о добавлении нового действия.

Важно

Ранее действовало правило, согласно которому адрес, с которого отправляется письмо, должен был принадлежать сотруднику или контакту, который имеют доступ к данной задаче. На текущий момент этого ограничения нет.

Если письмо придет с email-адреса, которого нет в вашем аккаунте, то:

• будет автоматически создан контакт с таким емейлом и именем отправителя ответа
• этот контакт будет добавлен участником задачи
• от его имени создастся действие, содержащее текст ответа

Если такой контакт в системе уже есть, но к задаче он подключен не был - произойдет его добавление в задачу в качестве участника

Следствие: Всегда имеет смысл обращать внимание на то, с какого адреса вы отправляете письма в ПланФикс. Если адрес будет незнаком ПланФиксу, то он, вне зависимости от наличия в задаче участника с вашим именем, но другим емейлом, создаст для вас новый контакт и подключит его в задачу. Наличие в задаче двух участников с одинаковыми именами наверняка озадачит ваших коллег.

Удобно

Быстро скопировать в буфер e-mail адрес задачи можно, кликнув не ее название:

Дополнительные опции

• Если номер нужной задачи вам не известен, вы можете послать письмо на адрес task+@аккаунт.planfix.ru (то есть, с плюсом, но без номера задачи) и добавить в тему письма метку #текст, где “текст” это часть названия задачи. ПланФикс выполнит поиск задачи по этому тексту и добавит письмо действием в первую найденную задачу. Если не будет найдено ни одной задачи, название которой содержало бы этот текст, письмо добавится в виде новой задачи.

• По умолчанию, о новом действии будут уведомлены все исполнители задачи. Если добавить в тему пересылаемого письма метку @nonotify, то уведомлений о новом действии рассылаться не будет.

• Существует возможность добавлять письма в задачи при помощи правил

Примеры использования

Адрес	Тема	На выходе получим
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс	Будет найдена первая задача, содержащая в названии буквосочетание “окрс”; в нее будет добавлено действие; о нем будут уведомлены все участники задачи.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут.
task+4568@test.planfix.ru	FW: Дополнение к заказу #окрс @nonotify	В задачу №4568 аккаунта test.planfix.ru будет добавлено действие; уведомления рассылаться не будут. Метка #окрс будет проигнорирована, т.к. указан номер задачи.

Правила обработки входящих сообщений, приходящих в задачу

Для более гибкого управления добавляемыми в задачу действиями из почты, вы можете настроить правила обработки писем, поступающих в задачу.

Полезные ссылки

Блог ПланФикса: Добавляем внешние письма в задачу ПланФикса

Перейти

• Как добавить действие с помощью e-mail?
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail