Importowanie kontaktów
Importowanie pozwala przesłać i zaktualizować Dane firm i kontaktów w Planfix z różnych źródeł.
Rozpocznij import kontaktów, klikając przycisk Import na panelu akcji w sekcji Kontakty:
Okno importu kontaktów zawiera trzy bloki, które opisano poniżej.
1. Prześlij plik z danymi kontaktów
Na tym etapie musisz wybrać istniejący plik zawierający dane kontaktów. Obsługiwane typy plików to CSV, XLS i XLSX oraz pliki Microsoft Project:
Przydatne
Po przesłaniu pliku otworzą się kolejne sekcje konfigurowania importu.
2. Ustawienia importu
Na tym etapie należy najpierw wybrać, co dokładnie ma być importowane: Kontakty czy Firmy. Decyduje o tym szablon, który można wybrać z listy:
- Wskazówki:
- gdy importujesz Firmę i jej Kontakty, najpierw należy zaimportować Firmę, a następnie Kontakty, ponieważ w imporcie kontaktów kolumna Firma musi zawierać nazwę istniejącej firmy;
- jeśli w imporcie kontaktu wskazana jest firma, która nie istnieje w systemie, ta firma zostanie automatycznie utworzona podczas importu;
- konta testowe i konta z planem Free mają ograniczenie co do całkowitej liczby kontaktów, które mogą być przechowywane w Planfix, a importy będą uwzględniać to ograniczenie.
Następnie w ustawieniach importu trzeba wybrać jedną z opcji postępowania z pasującymi kontaktami już istniejącymi w systemie:
- Ignoruj istniejące kontakty. Po wybraniu tej opcji Planfix sprawdzi każdy kontakt z Twojego pliku pod kątem dopasowania do bieżącej listy kontaktów, aby zapobiec duplikacji. Jeśli dopasowanie istnieje, nowy kontakt nie zostanie dodany.
- Aktualizuj dane istniejących kontaktów podczas importu. To preferowana opcja — sprawdza każdy kontakt z pliku pod kątem dopasowania do istniejącego kontaktu i, jeśli dopasowanie występuje, system spróbuje uzupełnić dane istniejącego kontaktu danymi z pliku importu.
- Traktuj wszystkie kontakty jako nowe. Wybranie tej opcji spowoduje przesłanie wszystkich kontaktów z pliku bez dodatkowych sprawdzeń. Ważne jest, aby zrozumieć, że przy wyborze tej opcji system nie będzie sprawdzał istniejących kontaktów pod kątem tego samego adresu e-mail, numeru telefonu itp. Dlatego zalecamy używać tej opcji tylko wtedy, gdy masz pewność, że w systemie nie ma kontaktów o identycznych danych. Przykładowo, można jej użyć przy przesyłaniu bazy kontaktów do pustego konta Planfix. W przeciwnym razie wybór tej opcji może doprowadzić do utworzenia duplikatów kontaktów, tj. wielu kart kontaktowych z w pełni lub częściowo pokrywającymi się informacjami.
Gdy wybierzesz pierwszą lub drugą opcję, będziesz także musiał wskazać metodę, której system użyje do określenia dopasowania między istniejącymi kontaktami a importowanymi:
Na tej liście znajdują się różne opcje sprawdzeń wykorzystujące zestawy pól oraz dowolne pola niestandardowe, które mogą zawierać „klucz” identyfikujący unikalność kontaktu.
3. Dane do importu
W tym bloku wyświetlanych jest kilka wierszy z Twojego pliku importu. Musisz przypisać kolumny do pól kontaktu:
Dodatkowo
- Pola, które będziesz mapować, pochodzą ze szablonu Kontaktu lub Firmy, który wybierzesz;
- Musisz wybrać kolumnę pliku zawierającą nazwę kontaktu/firmy;
- Jeśli wartość w pierwszym wierszu kolumny odpowiada nazwie pola kontaktu w Planfix, kolumna i pole zostaną dopasowane automatycznie. Mając to na uwadze, możesz zautomatyzować dopasowanie, tworząc swoje pliki importu zgodnie z polami szablonu.
Po zmapowaniu kolumn w pliku do pól w szablonie kontaktu musisz kliknąć przycisk Start importu. Podczas importu pojawi się okno pokazujące liczbę zaimportowanych kontaktów.
Ważne
- Przy imporcie pola Data i godzina dane muszą być wprowadzone w formacie dd-mm-yyyy mm:hh.
- Zamiast kreski poziomej ("-") jako separatora można użyć kropki (".") lub ukośnika ("/").
- Przy imporcie z Microsoft Project do Planfix przenoszone są tylko linki i daty.