Ochrona przed duplikacją kontaktów
Duplikaty contacts to kontakty posiadające wiele kart w Planfix. Prowadzi to do nakładających się informacji dotyczących tej samej osoby lub firmy. To powszechny problem w systemach CRM. Planfix używa kilku mechanizmów, aby zapobiegać tworzeniu duplikatów kontaktów.
Unikalność według adresu e-mail
Planfix nie pozwala użytkownikom na dodawanie kontaktów lub firm z adresami e-mail już używanymi w koncie. Mechanizm ten uwzględnia adresy e-mail pracowników oraz adresy e-mail kontaktów i firm. Jeśli użytkownik spróbuje utworzyć kontakt z adresem e-mail, który jest już używany w Planfix, system zwróci następujący komunikat:
Sprawdzanie unikalności po imieniu i nazwisku
Gdy użytkownik wpisuje imię i nazwisko nowego kontaktu, Planfix w tle wyszukuje istniejące kontakty o takim samym imieniu i nazwisku. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, pojawia się link do istniejącego kontaktu:
Kliknięcie tego linku pokazuje informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy nadal chce dodać nowy kontakt.
Sprawdzenie imienia i nazwiska działa w następujący sposób:
- Jeśli wpiszesz tylko imię dla nowego kontaktu i pozostawisz pole "Nazwisko" puste, Planfix będzie wyszukiwać dopasowania na podstawie fragmentów słów.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max, a w systemie jest kontakt Max Jones. Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Jeśli wpiszesz nazwisko, ale pozostawisz pole imienia puste, system będzie szukał dokładnego dopasowania.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o nazwisku Thompson, a w systemie jest już kontakt Natalie Thompson. Planfix nie uzna Natalie Thompson za dopasowanie;
- Jeśli oba pola — imię i nazwisko — są wypełnione, oba pola będą użyte do wyszukiwania potencjalnego duplikatu. Wyszukiwanie po imieniu będzie wykonywane na podstawie fragmentów słów, a wyszukiwanie po nazwisku na podstawie dokładnego dopasowania.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Max Smith, a w systemie jest kontakt Max Jones. Planfix zwróci Max Jones jako dopasowanie.
- Przykład: załóżmy, że próbujesz dodać nowy kontakt o imieniu Jane Thompson, a w systemie jest kontakt Natalie Thompson. Planfix nie uzna tego za dopasowanie.
Sprawdzanie unikalności po numerze telefonu
Podobnie jak przy nazwiskach, gdy wpisujesz numer telefonu, Planfix w tle wyszukuje dopasowania w istniejących kontaktach. Jeśli zostanie znalezione dopasowanie, pojawia się link do istniejącego kontaktu:
Kliknięcie tego linku pokazuje informacje o dopasowaniu, a użytkownik może zdecydować, czy nadal chce dodać nowy kontakt.
Ważne
- Planfix nie pozwala użytkownikom na dodawanie kontaktów z adresami e-mail, które już istnieją w systemie. Wynika to z faktu, że adresy e-mail mogą być używane do komunikacji z kontaktami oraz do logowania do Planfix. Wyjątek: przy importing contacts z włączoną opcją Treat all contacts as new system nie sprawdza dopasowań w istniejącej bazie kontaktów.
- We wszystkich innych przypadkach, jeśli wystąpi dopasowanie po nazwie, numerze telefonu lub innym polu, system ostrzeże o możliwym duplikacie, lecz pozostawi decyzję użytkownikowi.
- Duplikaty kontaktów w Planfix można scalić. Po scaleniu dane o scalonych kontaktach zgromadzone w systemie również zostaną połączone.