Захист від дублювання контактів
Дублі контактів — це одна з поширених проблем в CRM, яка виявляється в наявності в списку контактів з декількома картками та перетинаючою інформацією, які відповідають одній людині або компанії. Для захисту від дублювання контактів в Planfix використовується декілька механізмів.
Унікальність за електронною поштою
Planfix не дозволить додати контакт або компанію з електронною поштою, яка вже використовується в акаунті. При цьому враховуються як email-адреси контактів і компаній, так і електронна пошта співробітників. При спробі додати контакт з адресою електронної пошти, яка вже використовується в Planfix, система видасть відповідне повідомлення:
Перевірка унікальності за іменем
При введенні імені та прізвища контакту, Planfix в фоновому режимі шукає збіги вводимих даних з вже доданими в систему контактами. Якщо збіг знайдено, з'явиться вказівник з посиланням на нього:
Натиснувши на посилання, можна переглянути дані знайденого контакту та вирішити, чи потрібно додавати новий.
Перевірка збігу за іменем, по батькові та прізвищем працює наступним чином:
- якщо при створенні нового контакту вводиться ім'я при порожніх полях "По батькові" та "Прізвище", то шукається збіг за частиною слова.
- Приклад: в системі є контакт Максим Іванов, ви додаєте новий контакт і вводите в поле "Ім'я" Макс, система знаходить збіг і повідомляє вас про це.
- якщо ви вводите значення в поле "По батькові" або "Прізвище" і при цьому інші два поля ПІБ не заповнені, то система шукає повне збіг.
- Приклад: в системі є контакт Наталія Петрова, ви при створенні нового контакту вказуєте прізвище Петров, система не буде вважати це збігом;
- якщо інформація вводиться одразу у декілька полів ПІБ, дублікат шукається одразу за всіма заповненими полями. При цьому пошук за іменем виконується за частиною слова, а пошук за по батькові та прізвищем враховує тільки повні збіги.
- Приклад: в системі є контакт Максим Іванов, ви додаєте контакт Макс Іванов, система знаходить збіг і повідомляє вас про це.
- Приклад: в системі є контакт Наталія Петрова, ви додаєте контакт Тетяна Петрова, система не буде вважати це збігом;
- Приклад: в системі є контакт Наталія Петрова, ви додаєте контакт Наталія Сергіївна Петрова, система відзначить його як можливий дублікат і видасть повідомлення про це.
Перевірка унікальності за номером телефону
Як і в разі з іменем, при введенні номера телефону, Planfix в фоновому режимі шукає збіги вводимих даних з вже доданими в систему контактами. Якщо збіг знайдено, з'явиться вказівник з посиланням на нього:
Натиснувши на посилання, можна переглянути дані знайденого контакту та вирішити, чи потрібно додавати новий.
Важливо
- Planfix не дозволить вам додати контакт з вже існуючою в системі адресою електронної пошти, оскільки ця адреса може використовуватися для листування з контактом та/або його доступу в систему. Виняток: Імпорт контактів з опцією Вважати всі контакти новими, при якій наявність збігів в існуючій базі контактів не перевіряється.
- У всіх інших випадках — при збігу імені, телефону тощо — система попередить вас про можливі дублі, але залишить рішення за вами.
- Якщо в Planfix з'явилися дублі контактів, ви можете об'єднати їх в один контакт. При цьому дані по цим контактам, накопичені в системі, також будуть об'єднані.