Захист від дублювання контактів
Дублі контактів — це одна з поширених проблем у CRM, що проявляється в наявності у списку контактів кількох карток із перетинною інформацією, які відповідають одній і тій самій людині або компанії.
Для захисту від дублювання контактів в Planfix використовується кілька механізмів:
- Унікальність за електронною поштою
- Перевірка унікальності за іменем
- Перевірка унікальності за номером телефону
Унікальність за електронною поштою
Planfix не дозволить додати контакт або компанію з електронною поштою, яка вже використовується в акаунті. При цьому враховуються як email-адреси контактів і компаній, так і електронна пошта співробітників. При спробі додати контакт з адресою електронної пошти, яка вже використовується в Planfix, система видасть відповідне повідомлення:
Перевірка унікальності за іменем
При введенні імені та прізвища контакту Planfix у фоновому режимі шукає співпадіння вводимих даних із уже доданими в систему контактами. Якщо співпадіння знайдено, з’явиться вказівник зі ссылкою на нього:
Клікнувши на посилання, можна переглянути дані знайденого контакту і вирішити, чи потрібно додавати новий.
Перевірка співпадіння за ім’ям, по-батькові та прізвищем працює таким чином:
- Якщо при створенні нового контакту вводиться ім’я за пустих полів "По-батькові" і "Прізвище", то шукається співпадіння за частиною слова.
- Приклад: в системі є контакт Максим Іванов, ви додаєте новий контакт і набираєте в полі "Ім'я" Макс, система знаходить співпадіння і інформує вас про це.
- Якщо ви вводите значення в поле "По-батькові" або "Прізвище" і при цьому інші два поля ПІБ не заповнені, то система шукає повне співпадіння.
- Приклад: в системі є контакт Наталя Петрова, ви при створенні нового контакту вказуєте прізвище Петров, система не вважатиме це співпадінням;
- Якщо інформація вводиться відразу в кілька полів ПІБ, дублят шукається одразу по всіх заповнених полях. При цьому пошук за ім'ям виконується за частиною слова, а пошук по по-батькові і прізвищу враховує лише повні співпадіння.
- Приклад: в системі є контакт Максим Іванов, ви додаєте контакт Макс Іванов, система знаходить співпадіння і інформує вас про це.
- Приклад: в системі є контакт Наталя Петрова, ви додаєте контакт Тетяна Петрова, система не вважатиме це співпадінням;
- Приклад: в системі є контакт Наталя Петрова, ви додаєте контакт Наталя Сергіївна Петрова, система відзначить його як можливий дубль і видасть повідомлення про це.
Перевірка унікальності за номером телефону
Як і в випадку з іменем, при введенні номера телефону Planfix у фоновому режимі шукає співпадіння вводимих даних із уже доданими в систему контактами. Якщо співпадіння знайдено, з’явиться вказівник зі ссылкою на нього:
Клікнувши на посилання, можна переглянути дані знайденого контакту і вирішити, чи потрібно додавати новий.
Важливо
- Planfix не дозволить вам додати контакт з уже існуючою в системі адресою електронної пошти, оскільки ця адреса може використовуватися для переписки з контактом та/або його доступу в систему. Виключення: импорт контактов з опцією "Вважати всі контакти новими", при якій наявність співпадінь у існуючій базі контактів не перевіряється.
- У всіх інших випадках — при співпадінні імені, телефону тощо — система попередить вас про можливі дублі, але залишить рішення за вами.
- Якщо в Planfix опинилися дублі контактів, ви можете об'єднати їх в один контакт. При цьому дані по цих контактах, накопичені в системі, також будуть об’єднані.